Obowiązki szkoły w zakresie przetwarzania danych osobowych
Dowiedz się, jak szkoły powinny przetwarzać dane osobowe swoich uczniów i pracowników. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak zapewnić ochronę danych w szkole.
Wprowadzenie
Przetwarzanie danych osobowych w szkole jest niezbędne do realizacji zadań statutowych placówki. Jednocześnie jest to proces, który wymaga przestrzegania odpowiednich zasad i wymagań, w tym zasad ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). W tym artykule przedstawiamy podstawowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych w szkole oraz zasady i wymagania, których należy przestrzegać.
Co to są dane osobowe?
Dane osobowe to informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail czy PESEL.
Kto jest administratorem danych osobowych w szkole?
Administratorem danych osobowych jest szkoła reprezentowana przez dyrektora placówki.
Jakie dane osobowe przetwarza szkoła?
Szkoła przetwarza m.in. dane osobowe uczniów i pracowników, takie jak:
- imię i nazwisko
- data i miejsce urodzenia
- adres zamieszkania
- numer PESEL
- numer telefonu i adres e-mail
- dane dotyczące wykształcenia i osiągnięć
- dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia
Obowiązki szkoły w zakresie ochrony danych osobowych
Przestrzeganie wdrożonej polityki ochrony danych jest jednym z najważniejszych obowiązków szkoły w zakresie ochrony danych osobowych. Szkoła musi zagwarantować, że wszelkie dane osobowe uczniów, rodziców i pracowników są przechowywane i przetwarzane zgodnie z przepisami RODO.
Ponadto, szkoła musi mieć wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), który będzie nadzorował proces przetwarzania danych osobowych w szkole. IOD jest osobą odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w szkole oraz za reprezentowanie szkoły w kontaktach z organem nadzorczym ds. ochrony danych osobowych.
Dane osobowe uczniów i rodziców
Szkoła jest odpowiedzialna za przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych uczniów i rodziców, takich jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, itp. Dane te są potrzebne do prowadzenia dokumentacji szkolnej, korespondencji z rodzicami oraz do zapewnienia bezpieczeństwa uczniom.
Szkoła poinformować rodziców lub opiekunów prawnych o procesach przetwarzania danych, o celu przetwarzania danych oraz o prawie do ich wglądu, poprawiania i usuwania. Jest to obowiązek wynikający z art. 13 RODO – jego potoczna nazwa brzmi: obowiązek informacyjnym.
Szkoła powinna przetwarzać dane osobowe uczniów wyłącznie w celu realizacji swoich zadań statutowych, takich jak organizowanie zajęć, wystawianie świadectw czy prowadzenie ewidencji uczniów. Przetwarzanie danych osobowych uczniów musi odbywać się w sposób zgodny z przepisami RODO, z uwzględnieniem zasad poufności, integralności i dostępności. Szkoła powinna dbać o to, by dane uczniów nie były udostępniane osobom trzecim bez ich zgody lub bez wyraźnego upoważnienia przepisami prawa.
Dane osobowe pracowników szkoły
Szkoła również przechowuje i przetwarza dane osobowe swoich pracowników, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, dane potrzebne do zawarcia umowy o pracę, która jest zwyczajowa przyjętą formą zatrudnienia wśród kadry pedagogicznej itp. W tym przypadku, szkoła musi przestrzegać takich samych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, jak w przypadku danych uczniów i rodziców.
Szkolenia ochrony danych
Szkolenia ochrony danych osobowych, są zalecanym środkiem organizacyjnym ochrony danych osobowych, przeprowadzenie ich przez szkołę świadczy o dobrych praktykach ochrony danych osobowych, dzięki szkoleniu kadra pedagogiczna może świadomie przetwarzać dane osobowe i przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych.
Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane w szkole?
Osoby, których dane osobowe są przetwarzane w szkole, mają prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych
- ich sprostowania
- usunięcia
- ograniczenia przetwarzania
- przenoszenia
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Jakie są zagrożenia dla przetwarzania danych w szkole?
Zagrożenia dla przetwarzania danych w szkole mogą pochodzić z różnych źródeł, w tym z nieautoryzowanych do dostępów do danych, niedostatecznej ochrony danych, nieprawidłowego przechowywania danych oraz niezgodnego z prawem ich wykorzystania. Aby zminimalizować te ryzyka, szkoły powinny wdrożyć odpowiednie środki ochrony, takie jak szyfrowanie danych, tworzenie polityki o ochronie danych i okresowe szkolenia dla pracowników. Ponadto, szkoły powinny regularnie sprawdzać swoje systemy i procedury w celu wykrywania ewentualnych nieprawidłowości i wprowadzać poprawki, jeśli to konieczne. W ten sposób zminimalizują one ryzyko naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i zapewnią bezpieczeństwo ich przetwarzania.
Co to jest audyt RODO? Audyt RODO w szkole.
Audyt RODO to proces weryfikacji zgodności działań firmy z wymaganiami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Celem audytu jest identyfikacja zagrożeń dla danych osobowych oraz wskazanie działań, które należy podjąć w celu poprawy bezpieczeństwa danych.
Korzyści wynikające z przeprowadzenia audytu RODO w szkole
Przeprowadzenie audytu RODO w szkole ma wiele korzyści zarówno dla szkoły jak i uczniów. W tej sekcji omawiamy najważniejsze z nich:
- Poprawa bezpieczeństwa danych osobowych w szkole.
- Zwiększenie świadomości pracowników na temat ochrony danych osobowych.
- Zwiększenie zaufania rodziców do szkoły
- Minimalizacja ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
- Oszczędność czasu i pieniędzy w dłuższej perspektywie.
Kto powinien przeprowadzić audyt RODO?
W celu przeprowadzenia audytu RODO w firmie należy przygotować odpowiedni zespół, składający się z osób posiadających odpowiednie kompetencje, doświadczenie i kwalifikacje zawodowe, w szczególności:
- Wiedzę i doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych, w tym znajomość RODO i innych przepisów dotyczących ochrony danych.
- Zrozumienie procesów przetwarzania danych i zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.
- Umiejętność identyfikacji i oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
- Umiejętność komunikacji i pracy w grupie.
- Certyfikat lub szkolenie specjalistyczne w zakresie ochrony danych osobowych.
- Doświadczenie w przeprowadzaniu audytów i analizie danych.
Uwaga: Wymagania audytora RODO nie zostały określony przez RODO, ani żaden inny przepis ochrony danych osobowych.
Przeprowadzenie audytu RODO w szkole
Przeprowadzenie audytu RODO w szkole pozwala na zidentyfikowanie zagrożeń i słabości w zakresie ochrony danych osobowych oraz na przygotowanie planu działań, który pozwoli na poprawę bezpieczeństwa danych w szkole. Przeprowadzenie audytu RODO powinno odbywać się regularnie, a zespół odpowiedzialny za przeprowadzenie audytu powinien mieć odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. Brak przeprowadzenia audytu RODO może skutkować poważnymi konsekwencjami w postaci kar finansowych, utraty zaufania rodziców oraz wypowiedzeniem umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dlatego też warto inwestować w przeprowadzenie audytu RODO i regularnie monitorować stan ochrony danych osobowych w szkole.
Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole? Kroki do wykonania.
Przygotowanie planu audytu – należy ustalić cel audytu oraz zakres działań, które zostaną poddane weryfikacji.
Przeprowadzenie inwentaryzacji danych osobowych – należy zbadać, jakie dane osobowe szkoła przetwarza, jakie są źródła tych danych, jakie cele przetwarzania są realizowane oraz kto ma dostęp do danych.
Weryfikacja zgodności z przepisami RODO – należy sprawdzić, czy szkoła przestrzega wymogów RODO, takich jak informowanie osób o przetwarzaniu danych, uzyskiwanie zgody na przetwarzanie danych, zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych itp.
Ocena ryzyka – należy ocenić ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz zaproponować odpowiednie środki zapobiegawcze.
Wnioski i rekomendacje – na podstawie przeprowadzonego audytu należy przygotować raport, w którym zostaną zawarte wnioski i rekomendacje dotyczące poprawy ochrony danych osobowych w szkole.
Konsekwencje niewłaściwego przetwarzania danych osobowych w szkole
Niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych w szkole może skutkować poważnymi konsekwencjami, takimi jak kary finansowe, utrata zaufania uczniów i rodziców oraz negatywny wpływ na reputację szkoły. Zgodnie z RODO maksymalna wysokość kary pieniężnej, która może być nałożona na podstawie RODO, wynosi – co do zasady – 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z poprzedniego roku obrotowego. Warto jednak zaznaczyć, że szkołę jako podmiot publiczny zgodnie z art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych obowiązuję dużo mniejsze stawki. Zgodnie z powyższym artykułem Prezes UODO może nałożyć maksymalnie 100 000 zł kary na jednostki sektora finansów publicznych (określone w art. 9 ustawy o finansach publicznych).
Wszyscy pracownicy szkoły powinni być świadomi konsekwencji niewłaściwego przetwarzania danych osobowych i przestrzegać polityki ochrony danych, aby zapewnić ochronę danych uczniów i pracowników.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wymaga od przedsiębiorców, aby oni stosowali odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Przykłady takich środków to:
- uwierzytelnianie – dostęp do danych osobowych mają jedynie upoważnieni przez administratora pracownicy, którzy legitymują się nadanym identyfikatorem i hasłem,
- kopie zapasowe danych – w przypadku kiedy dane osobowe zostaną utracone, administrator będzie miał możliwość odzyskania ich z innego źródła,
- anonimizacja – przekształcenie danych osobowych w takim stopniu, że nie jest możliwa identyfikacja konkretnej osoby,
- zasada poufności – zobowiązanie pracowników do zachowania w tajemnicy przetwarzanie danych osobowych oraz sposobu ich zabezpieczenia
- Szyfrowanie danych: stosowanie szyfrowania danych osobowych w celu zabezpieczenia ich przed nieautoryzowanym dostępem.
- Zabezpieczenia fizyczne: zabezpieczanie pomieszczeń, w których przechowywane są dane osobowe, przed dostępem osób nieupoważnionych.
- Zabezpieczenia sieciowe: stosowanie zabezpieczeń sieciowych, takich jak firewalle, filtrowanie pakietów i VPN, w celu zabezpieczenia danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem z internetu.
- Dzienniki zdarzeń: rejestrowanie działań przetwarzania danych osobowych, w celu śledzenia i wykrywania nieautoryzowanych działań.
- Ochrona haseł: stosowanie silnych haseł i regularne ich zmienianie, w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem.
- Kontrola dostępu: udzielanie dostępu do danych osobowych tylko upoważnionym pracownikom i zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem.
- Procedury awaryjne: opracowanie i regularne testowanie procedur awaryjnych, które pozwolą na skuteczne przywracanie danych osobowych w przypadku awarii lub naruszenia ochrony danych.
- Szkolenia: szkolenia pracowników w zakresie przepisów RODO oraz odpowiednich procedur i środków bezpieczeństwa.
Sprawdź:
Sprawdź naszą ofertę!
Masz pytanie?
Napisz do nas
O nas
Uważamy, że odpowiednio wdrożone RODO, może posłużyć jako narzędzie wpływające korzystnie na rozwój, postrzeganie oraz reputację firmy. Naszym celem jest zapewnienie prawidłowego przetwarzania, obiegu, archiwizowania oraz dostępu do danych zgodnie z aktualnymi wymogami.