Pakiet RODO dla szkoły publicznej

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty przekazujemy w wersji elektronicznej i edytowalnej. Rejestry i zestawienia otrzymasz w Excelu, co pozwala uzupełnić je o konkretne procesy, systemy, kategorie danych, odbiorców oraz okresy przechowywania zgodnie z praktyką szkoły.

Dokumenty w Word są edytowalne i zawierają wskazówki ułatwiające dopasowanie ich do organizacji szkoły, zasad pracy sekretariatu i kadry, sposobu komunikacji z rodzicami, współpracy z dostawcami oraz funkcjonowania monitoringu.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO wystawiamy fakturę. Podczas składania zamówienia można podać NIP oraz pełne dane nabywcy (nazwa i adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Konsultacja jest prowadzona w uporządkowany sposób. Po zakupie pakietu przesyłamy e-mail z propozycją terminów spotkania. Jeśli terminy nie pasują, przedstawiamy kolejne możliwości. W dniu konsultacji szkoła otrzymuje link do wideospotkania. O ustalonej godzinie odbywa się godzinna rozmowa z Inspektorem Ochrony Danych, podczas której omawiamy dokumentację i praktyczne kwestie wdrożenia w szkole, w tym: upoważnienia i dostęp do danych, zasady pracy sekretariatu i nauczycieli, dokumentację uczniów, komunikację z rodzicami, publikację wizerunku, monitoring, udostępnianie danych organom i instytucjom oraz procedury naruszeń. Żeby spotkanie było maksymalnie merytoryczne, warto wcześniej przygotować listę pytań.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Szkoła publiczna jest podmiotem publicznym, a to oznacza, że co do zasady spełnia przesłankę z art. 37 RODO dotyczącą organów i podmiotów publicznych. W konsekwencji Inspektor Ochrony Danych powinien być wyznaczony, a jego dane kontaktowe udostępnione w sposób przyjęty w placówce (np. na stronie internetowej, w BIP lub w informacji dla rodziców/opiekunów).

Jednocześnie sam obowiązek „wyznaczenia” nie rozwiązuje problemu zgodności. W szkole IOD musi być osadzony w procesach: dostępny dla personelu, zaangażowany w ocenę ryzyk, opiniowanie zmian (np. monitoring, publikacje wizerunku, narzędzia edukacyjne, e-dziennik, systemy chmurowe), wspierać przy realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz działać sprawnie w razie incydentu. Dlatego kluczowe jest nie tylko to, kto formalnie pełni funkcję, ale czy IOD ma kompetencje, czas i narzędzia, by wykonywać zadania zgodnie z RODO.

Jeżeli w placówce nie ma pewności, czy IOD został skutecznie wyznaczony (albo czy jego umocowanie i zakres zadań są prawidłowo opisane), warto to szybko zweryfikować w dokumentacji: podstawie wyznaczenia, zakresie obowiązków, kanałach kontaktu, sposobie raportowania i dowodach działań (np. szkolenia, rekomendacje, przeglądy).

Jeżeli szkoła rozważa praktyczne rozwiązanie, często najlepszym wyborem jest skorzystanie z naszej usługi zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych. Zapewniamy ciągłe wsparcie w codziennych kwestiach (procedury, dokumentacja, wnioski, umowy powierzenia, monitoring, wizerunek, narzędzia IT) oraz w sytuacjach trudnych, takich jak naruszenia ochrony danych i kontakt z PUODO.

Tak. Szkoła publiczna przetwarza dane osobowe w sposób ciągły i na dużej liczbie procesów, dlatego ma obowiązek stosowania RODO. Dotyczy to przede wszystkim danych uczniów, rodziców i opiekunów, dokumentacji przebiegu nauczania, rekrutacji, pomocy psychologiczno-pedagogicznej, dokumentów związanych z bezpieczeństwem i opieką, korespondencji, rozliczeń oraz danych pracowników i współpracowników. Jeżeli w szkole jest monitoring, przetwarzanie obejmuje również dane z nagrań.

Szkoła działa jako administrator danych, a jednocześnie korzysta z podmiotów przetwarzających, takich jak dostawcy dziennika elektronicznego, usług IT, hostingu, chmury czy systemów wykorzystywanych w placówce, co wymaga prawidłowego uregulowania współpracy.

Tak. Wdrożenie RODO dla szkoły publicznej może zostać przeprowadzone zdalnie, ponieważ analizę procesów, systemów, obiegu dokumentów i udostępnień danych oraz przygotowanie dokumentacji i procedur można skutecznie zrealizować online. Dotyczy to również procesów specyficznych dla szkoły, takich jak rekrutacja, dokumentacja przebiegu nauczania, komunikacja z rodzicami, obsługa wniosków i zgłoszeń, monitoring, zgody wizerunkowe i organizacja wycieczek.

Przed rozpoczęciem rekomendujemy krótką rozmowę wstępną, aby ocenić skalę procesów, liczbę osób mających dostęp do danych, rozwiązania informatyczne, monitoring, współpracę z podmiotami zewnętrznymi oraz to, czy szkoła realizuje dodatkowe zadania i programy wymagające odrębnego podejścia. Po tej rozmowie wskazujemy najlepszy tryb wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO w szkole publicznej można zlecić poprzez kontakt telefoniczny, mailowy albo formularz na stronie. Po otrzymaniu zgłoszenia wracamy z odpowiedzią i zbieramy informacje, które w placówce publicznej realnie wpływają na zgodność i bezpieczeństwo. Ustalamy m.in. organ prowadzący, strukturę organizacyjną szkoły, liczbę uczniów i oddziałów, funkcjonowanie sekretariatu, kadr i księgowości, sposób prowadzenia dokumentacji uczniowskiej, zasady rekrutacji i przyjmowania uczniów, obieg wniosków i pism, komunikację z rodzicami, dziennik elektroniczny i inne systemy, a także procesy związane z pomocą psychologiczno-pedagogiczną, opieką świetlicową, stołówką, wycieczkami, zajęciami dodatkowymi i współpracą z poradniami lub podmiotami wspierającymi. Analizujemy również monitoring wizyjny, systemy kontroli dostępu oraz to, w jaki sposób szkoła udostępnia dane podmiotom uprawnionym (np. kuratorium, OPS, sąd, policja) i jak dokumentuje te udostępnienia. Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do zadań publicznych szkoły, jej procesów oraz odpowiedzialności po stronie dyrektora jako administratora danych.

Jeżeli szkoła jest niewielka, ma standardowe procesy i potrzebuje uporządkowania podstawowej dokumentacji, alternatywą może być gotowy pakiet RODO dostępny w naszym sklepie. W sytuacji wątpliwości możesz skontaktować się z nami – pomożemy dobrać rozwiązanie adekwatne do skali i specyfiki placówki.

Wdrożenia RODO realizujemy na terenie całej Polski, niezależnie od lokalizacji szkoły i organu prowadzącego.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla szkoły publicznej zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie masz pewności, czy w szkole publicznej potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz kontaktowy. Inspektor oceni, czy przy Twojej organizacji pracy, liczbie osób upoważnionych, wykorzystywanych systemach, monitoringu oraz wrażliwości danych uczniów taki dokument jest konieczny i jaki zakres powinien obejmować.

Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, możesz zamówić ją na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z przekazanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go prowadzimy szkołę przez cały proces obsługi naruszenia: analizujemy incydent, oceniamy obowiązki administratora, przygotowujemy treść zgłoszenia do PUODO oraz komunikaty do osób, których dane dotyczą, pomagamy poprawnie ustalić termin 72 godzin oraz porządkujemy dokumentację w postaci protokołu i rejestru naruszeń. Po zgłoszeniu możemy także wesprzeć szkołę w korespondencji z organem oraz w doborze działań naprawczych.