Audyt RODO

Audyt RODO to szczegółowa weryfikacja tego, czy organizacja rzeczywiście przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami oraz czy przyjęte rozwiązania działają w praktyce, a nie tylko w dokumentach. Jego celem jest wykrycie braków, nieścisłości i obszarów wymagających poprawy. 

Cena audytu RODO zależy m.in. od wielkości organizacji, liczby procesów przetwarzania danych, stopnia ich złożoności oraz zakresu audytu. Każdy audyt jest dopasowany do konkretnej działalności, dlatego szczegółowa wycena ustalana jest indywidualnie po zapoznaniu się z profilem organizacji. Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy.

Tak. Audyt RODO pozwala zweryfikować, czy wcześniejsze wdrożenie nadal odpowiada rzeczywistemu sposobowi działania organizacji i aktualnym procesom przetwarzania danych. W praktyce audyt często ujawnia obszary, które z czasem uległy zmianie lub wymagają dostosowania.

Audyt RODO należy przeprowadzać regularnie, najlepiej co najmniej raz w roku / raz na dwa lata lub w przypadku istotnych zmian w działalności firmy, procesach przetwarzania danych lub przepisach prawnych.

Tak. Audyt RODO może być przeprowadzony w formie zdalnej lub stacjonarnej.  Forma audytu jest dobierana do specyfiki organizacji, zakresu przetwarzania danych oraz potrzeb klienta, tak aby zapewnić rzetelną ocenę bez zakłócania bieżącej pracy.

Audyt nie ogranicza się wyłącznie do analizy dokumentów. Obejmuje również rozmowy z pracownikami, oględziny miejsc przetwarzania danych oraz wgląd w systemy i nośniki danych, co pozwala rzetelnie ocenić, jak ochrona danych funkcjonuje w praktyce.

Przeprowadzenie audytu RODO pozwala na wykrycie ewentualnych niezgodności z przepisami, co minimalizuje ryzyko kar finansowych i pomaga w zapewnieniu pełnej ochrony danych osobowych.

Podczas audytu RODO wymagane są dokumenty dotyczące przetwarzania danych osobowych, takie jak rejestry czynności przetwarzania, umowy powierzenia przetwarzania danych, polityki ochrony danych czy wyniki przeprowadzonych ocen ryzyka. Jeśli brakuje Ci niektórych dokumentów, nie martw się – podczas audytu zidentyfikujemy wszelkie luki w dokumentacji, dzięki czemu będziesz mógł je uzupełnić i zapewnić pełną zgodność z przepisami.

Tak. Audyt RODO pozwala uporządkować procesy przetwarzania danych, zidentyfikować luki i wskazać działania naprawcze. Dzięki temu organizacja jest lepiej przygotowana do wykazania zgodności z RODO w przypadku kontroli zgodnie z zasadą rozliczalność wyrażoną w art. 5 ust. 2 RODO. 

Audyt warto przeprowadzić wtedy, gdy organizacja chce sprawdzić, czy wcześniej wdrożone zasady ochrony danych nadal odpowiadają aktualnym procesom, systemom i sposobowi działania firmy. To dobre rozwiązanie także wtedy, gdy pojawiają się nowe usługi, nowe narzędzia, nowe działy albo zmienia się skala przetwarzania danych.

Nie. Jeżeli w organizacji brakuje niektórych dokumentów, audyt pozwala właśnie te braki zidentyfikować. Dzięki temu można ustalić, co należy przygotować, zaktualizować albo uporządkować, aby doprowadzić obszar ochrony danych do właściwego stanu.

Zgodnie z przepisami, zasada rozliczalności to Twój kluczowy obowiązek jako administratora danych osobowych do udowodnienia, że postępujesz zgodnie z RODO. Przepis ten (art. 5 ust. 2 RODO) brzmi wprost: „Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 [zasad przetwarzania danych osobowych] i musi być w stanie to wykazać („rozliczalność”).” W praktyce oznacza to, że w razie ewentualnej kontroli UODO musisz bezsprzecznie wykazać, że przetwarzasz dane zgodnie z prawem. Nasz audyt pomoże Ci upewnić się, że posiadasz odpowiednią dokumentację i w każdej chwili będziesz w stanie bezstresowo wykazać pełną rozliczalność z RODO.

Nasz proces jest uporządkowany i skupia się na rzeczywistym bezpieczeństwie Twojej organizacji. Dzielimy go na trzy kluczowe etapy:

1. Mapujemy procesy przetwarzania danych: Analizujemy obieg informacji w najważniejszych działach (HR, sprzedaż, CRM, finanse, marketing). Weryfikujemy podstawy prawne przetwarzania (art. 6 i 9 RODO) oraz sprawdzamy, czy Twoje klauzule informacyjne są kompletne i zgodne z aktualnymi przepisami.
2. Mapujemy zabezpieczenia techniczne i organizacyjne oraz sprawdzamy obszar przetwarzania: Kontrolujemy bezpieczeństwo fizyczne (dostęp do biura, zamykane szafy, polityka „czystego biurka”) oraz cyfrowe (polityki haseł, uwierzytelnianie MFA, backupy, szyfrowanie). Weryfikujemy, czy stosowane przez Ciebie narzędzia IT faktycznie chronią dane przed wyciekiem.
3. Raport i zalecenia: Audyt kończy się przekazaniem dokumentu, który zawiera ocenę stanu faktycznego oraz listę priorytetowych działań naprawczych. Dowiesz się z niego np. czy musisz zaktualizować upoważnienia dla pracowników lub zweryfikować umowy z zewnętrznymi dostawcami.

Najprościej rzecz ujmując: audyt to weryfikacja stanu obecnego, a wdrożenie to proces naprawczy. Audyt RODO diagnozuje sytuację w Twojej firmie i kończy się raportem z listą konkretnych zaleceń. Sama usługa audytu nie obejmuje jednak sporządzenia brakujących procedur czy umów powierzenia – to stanowi element wdrożenia RODO. Oczywiście, po zakończeniu audytu z przyjemnością przejmiemy na siebie cały ciężar dostosowania Twojej firmy do wymogów prawa.

Tak. Oprócz audytu RODO prowadzimy również szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych – zarówno online, jak i stacjonarnie. W ofercie znajdują się m.in. szkolenia z podstaw RODO stacjonarnie i online, szkolenia dla administratorów danych stacjonarnie i online oraz szkolenia dla Inspektorów Ochrony Danych stacjonarnie i online.

Przepisy o ochronie danych nie narzucają jednego, uniwersalnego zestawu zabezpieczeń dla każdej firmy. Podejście oparte na ryzyku polega na tym, że najpierw analizujemy rodzaj przetwarzanych przez Ciebie danych, a dopiero potem dobieramy do nich adekwatne środki ochrony. Zupełnie innego poziomu zabezpieczeń i procedur prawnych wymaga standardowa baza mailingowa, a innego wrażliwa dokumentacja medyczna pacjentów czy dane finansowe pracowników.

Nie ma powodów do obaw audyt przeprowadzamy dla Ciebie, a nie dla organu nadzorczego (UODO). Zidentyfikowanie luk to po prostu zmapowanie obszarów, którymi należy się niezwłocznie zająć. Jako specjaliści wskażemy Ci dokładnie, gdzie występuje ryzyko i przekażemy precyzyjne zalecenia poaudytowe. Dowiesz się, co dokładnie trzeba poprawić, aby zminimalizować ryzyko nałożenia kar finansowych i zapewnić realne bezpieczeństwo danych osobowych.

Decyzja należy do Ciebie. Możesz potraktować nasz raport z audytu RODO jako szczegółowy drogowskaz i samodzielnie zająć się wprowadzaniem zmian w organizacji. Z doświadczenia wiemy jednak, że przedsiębiorcy wolą powierzyć to zadanie prawnikom. Jeśli brakuje Ci na to czasu lub zasobów, nasz zespół sprawnie przeprowadzi Twoją firmę przez kompleksowe wdrożenie RODO, opierając się na wytycznych z naszego raportu.

Wynikiem naszych prac jest kompleksowy raport z audytu RODO. Jest praktyczny dokument, który zawiera:

• Opis stanu faktycznego: Szczegółową analizę obszaru organizacyjno-prawnego oraz techniczno-informatycznego Twojej firmy.
• Listę zaleceń poaudytowych: Precyzyjne wytyczne, uszeregowane według priorytetów (od tych krytycznych po zalecenia optymalizacyjne).

Oczywiście. Sam raport to diagnoza, natomiast naszym celem jest zapewnienie Ci pełnego bezpieczeństwa prawnego. Po zakończeniu audytu możesz wybrać jedną z dwóch ścieżek:

• Samodzielna realizacja: Traktujesz raport jako instrukcję i wdrażasz zmiany własnymi zasobami.
• Pełne wdrożenie z naszym wsparciem: To najczęściej wybierany wariant. Przygotowujemy brakującą dokumentację RODO, aktualizujemy upoważnienia, tworzymy umowy powierzenia i prowadzimy szkolenia dla pracowników.

Dzięki doświadczeniu we wdrożeniach RODO w ponad 200 spółkach, robimy to sprawnie, biorąc na siebie całą stronę formalną i prawną.

Tak. Możesz zlecić wyłącznie sam audyt RODO, bez obowiązku zamawiania dalszych usług. Audyt ma charakter diagnostyczny – jego efektem są zalecenia poaudytowe, czyli konkretne wskazówki, co należy zmienić, uzupełnić lub uporządkować w organizacji, aby przetwarzanie danych było zgodne z RODO. Sama oferta audytu nie obejmuje jednak wdrożenia brakujących elementów. Jeżeli po audycie okaże się, że potrzebne jest dodatkowe wsparcie, możliwa jest także pomoc przy wdrożeniu zaleceń.