Wdrożenie RODO

Wdrożenie RODO to uporządkowanie sposobu przetwarzania danych osobowych w organizacji tak, aby był zgodny z przepisami i realnie dopasowany do sposobu działania firmy. W praktyce obejmuje ono audyt, przygotowanie lub aktualizację dokumentacji, analizę ryzyka oraz omówienie zmian, które należy wdrożyć w codziennym funkcjonowaniu organizacji. 

Czas wdrożenia RODO w firmie jest indywidualny, w mniejszych podmiotach jesteśmy wstanie wdrożyć RODO już w dwa dni robocze. 

Cena wdrożenia RODO zależy przede wszystkim od skali i specyfiki działalności, liczby procesów przetwarzania danych, rodzaju danych oraz stopnia złożoności organizacji. Inaczej wygląda wdrożenie RODO w jednoosobowej działalności, w spółce z.o.o. z wyodrębnionymi działami, a inaczej w grupie kapitałowej z podmiotami zagranicznymi. W celu przygotowania dopasowanej wyceny zapraszamy do skorzystania z formularza kontaktowego – pozwoli nam to lepiej poznać potrzeby Twojej organizacji i zaproponować optymalne rozwiązanie.

Tak, brak pracowników nie zwalnia z obowiązków wynikających z RODO. Jeśli przetwarzasz dane klientów, kontrahentów, osób kontaktujących się z Tobą lub dane zawarte na fakturach i umowach, RODO nadal ma zastosowanie. Zakres wdrożenia jest jednak dostosowany do skali Twojej działalności.

Wdrożenie RODO można przeprowadzić samodzielnie, ale zaleca się skorzystanie z pomocy specjalistów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych, co ułatwia proces i zapewnia zgodność z przepisami.

Niewdrożenie RODO może skutkować wysokimi karami finansowymi, utratą zaufania klientów oraz zagrożeniami związanymi z niewłaściwą ochroną danych osobowych, co może wpłynąć na reputację firmy. Podmiotem uprawnionym do nakładania kar finansowych za naruszenia ochrony danych osobowych jest Prezes UODO. Kara może wynosić do 20 milionów euro lub do 4% całkowitego rocznego obrotu na całym świecie z poprzedniego roku, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Ratio-Go świadczy kompleksowe usługi z zakresu ochrony danych osobowych. Obejmują one w szczególności: wdrożenie RODO, audyt RODO, outsourcing Inspektora Ochrony Danych, przygotowanie dokumentacji RODO, zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych, szkolenia RODO – w tym szkolenia z podstaw RODO, dla administratorów oraz dla Inspektorów Ochrony Danych – a także doradztwo RODO i analizę ryzyka. Zakres wsparcia jest dobierany do potrzeb organizacji i specyfiki jej działalności.

Tak. Wdrożenie RODO jest zaplanowane tak, aby nie paraliżować bieżącej działalności. Audyt, przygotowanie dokumentacji i szkolenie odbywają się etapami, a zakres zaangażowania po stronie klienta jest ograniczony do niezbędnego minimum.

Wdrożenie RODO jest obowiązkowe dla wszystkich firm, które przetwarzają dane osobowe, niezależnie od ich wielkości. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i małych przedsiębiorstw i jednoosobowych działalności gospodarczych. 

Wdrożenie RODO może być realizowane zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. Forma pracy zależy od potrzeb organizacji, zakresu audytu oraz preferencji klienta. W praktyce często łączymy oba modele, aby wdrożenie było jak najbardziej efektywne i wygodne.

Tak. Po zakończeniu wdrożenia zapewniamy 30-dniowy, bezpłatny okres konsultacyjny, w ramach którego możesz zadawać pytania i doprecyzować wątpliwości związane z ochroną danych. Naszym celem jest, abyś po wdrożeniu czuł się pewnie w codziennym stosowaniu RODO.

W ramach wdrożenia przygotowujemy komplet dokumentacji RODO dostosowanej do Twojej organizacji, m.in. politykę ochrony danych, rejestry czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia, rejestr naruszeń oraz procedury i dobre praktyki. Do dokumentów dołączamy instrukcje i komentarze ułatwiające ich stosowanie w praktyce.

Szkolenie pracowników może zostać zrealizowane jako dodatkowa usługa, jeśli pojawi się taka potrzeba. Jest ono rozliczane oddzielnie, a jego koszt zależy od liczby uczestników. Szkolenie ma charakter praktyczny, kończy się wydaniem certyfikatów potwierdzających zapoznanie się z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych i jest prowadzone do momentu pełnego wyjaśnienia wszystkich wątpliwości uczestników.

Tak. W ramach wdrożenia przygotowujemy procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych oraz omawiamy je podczas spotkania podsumowującego. Dzięki temu wiesz, jak reagować, jakie kroki podjąć i kiedy konieczne jest dalsze działanie.

Tak. Usługa może być realizowana zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. W praktyce możliwe jest także łączenie obu modeli, tak aby wdrożenie było wygodne i dopasowane do potrzeb klienta oraz zakresu audytu. Prosimy o kontakt mailowy, abyśmy mogli zapoznać się ze specyfiką danej branży i ocenić, która forma wdrożenia będzie w konkretnym przypadku najlepsza.

Przeprowadzamy wdrożenie RODO m.in. w Bełchatowie, Bydgoszczy, Łodzi, Katowicach, Warszawie, Wrocławiu, Poznaniu, Opolu, Nysie i Krakowie. Możemy również przyjechać w dowolne inne miejsce – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba organizacji. Zakres i forma współpracy są dopasowywane do potrzeb konkretnego podmiotu.

Koszt indywidualnej konsultacji z zakresu ochrony danych osobowych wynosi 350 zł netto.

Zakres dokumentacji w ramach wdrożenia RODO jest dobierany do specyfiki organizacji, jednak co do zasady obejmuje zarówno dokumenty obowiązkowe, jak i dokumenty zalecane, które porządkują procesy i ułatwiają codzienne stosowanie przepisów w praktyce.

W zależności od potrzeb organizacji przygotowujemy w szczególności: Rejestr Czynności Przetwarzania, analizę ryzyka, politykę ochrony danych osobowych, upoważnienia do przetwarzania danych, klauzule informacyjne, umowy powierzenia przetwarzania danych, rejestr naruszeń ochrony danych, a także – jeśli ma to zastosowanie – rejestr kategorii czynności przetwarzania.

Dokumentacja może zostać uzupełniona również o dokumenty wspierające prawidłowe funkcjonowanie systemu ochrony danych, takie jak: ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych, procedura zarządzania naruszeniami, polityka retencji danych, ankieta weryfikacyjna dla procesora, zgoda na wykorzystanie wizerunku, upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych, wykaz procesorów, protokół naruszenia ochrony danych, wniosek o realizację praw związanych z danymi osobowymi oraz pozostałe zgody i klauzule informacyjne.

Zakres dokumentów każdorazowo ustalamy z uwzględnieniem tego, jak działa dana organizacja, jakie dane przetwarza oraz jakie obowiązki rzeczywiście ją dotyczą.

Nie ma potrzeby, aby przed audytem w pośpiechu porządkować dokumentację lub tworzyć pozory pełnego uporządkowania procesów. Zależy nam przede wszystkim na poznaniu rzeczywistego sposobu funkcjonowania organizacji oraz faktycznego stanu ochrony danych osobowych.

Wystarczy przygotować tę dokumentację RODO, rejestry i procedury, które są obecnie stosowane w firmie i rzeczywiście wykorzystywane w codziennej pracy. Audyt ma służyć rzetelnej diagnozie sytuacji, dlatego brak niektórych dokumentów lub rozwiązań nie stanowi problemu – właśnie po to analizujemy procesy, aby wskazać, czego brakuje i co wymaga uporządkowania.

Na tej podstawie krok po kroku pokazujemy, jak uzupełnić luki i wdrożyć rozwiązania zgodne z RODO, w sposób praktyczny i dopasowany do specyfiki działalności.

Zależy nam na sprawnym działaniu. Najlepiej, aby podczas audytu były dostępne dwie osoby: pracownik dobrze znający procesy przetwarzania danych w Państwa organizacji oraz specjalista ds. systemów IT. Na sam audyt należy zarezerwować minimum 3-4 godziny. Szanujemy Wasz czas i skupiamy się wyłącznie na konkretach. Wdrożenie RODO w ponad 200 polskich spółkach sprawiło, że poznaliśmy specyfikę różnych branż i z powodzeniem usprawniliśmy wiele procesów.

Najprościej mówiąc, audyt RODO służy sprawdzeniu, jak wygląda obecna sytuacja w organizacji, a wdrożenie RODO polega na wprowadzeniu potrzebnych zmian. Audyt pozwala wykryć braki, błędy i obszary wymagające poprawy, a jego efektem jest raport zawierający konkretne wnioski oraz zalecenia. Sam audyt nie obejmuje jednak przygotowania brakującej dokumentacji, procedur czy umów. Te działania wchodzą już w zakres wdrożenia, którego celem jest realne dostosowanie organizacji do obowiązujących przepisów. Po zakończeniu audytu możliwe jest również przejęcie dalszych prac związanych z uporządkowaniem całego obszaru ochrony danych.

Wdrożenie RODO nie sprowadza się do przekazania kilku dokumentów. To proces, który obejmuje analizę sposobu działania organizacji, ocenę ryzyk, przygotowanie dokumentacji oraz wskazanie rozwiązań, które można realnie wdrożyć w codziennej pracy.

Tak. Jeżeli organizacja posiada już dokumentację RODO, analizujemy ją pod kątem aktualności, kompletności i zgodności z rzeczywistymi procesami. Dzięki temu można ocenić, które dokumenty nadają się do dalszego wykorzystania, a które wymagają zmian lub uzupełnienia.

Tak. Wdrożenie może być zaplanowane również dla organizacji o bardziej rozbudowanej strukturze, w tym takich, które działają w kilku lokalizacjach albo mają różne działy przetwarzające dane w odmienny sposób. W takim przypadku zakres analizy jest po prostu szerszy.