Outsourcing IOD

Obowiązek wyznaczenia IOD wynika bezpośrednio z art. 37 ust. 1 RODO i powstaje wtedy, gdy:

1. Administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest organ lub podmiot publiczny
   – z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości.

2. Główna działalność polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą
   – przykładowo: platformy e-commerce, systemy lojalnościowe, monitoring wizyjny na szeroką skalę, profilowanie klientów.

3. Główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych
   – w szczególności danych o zdrowiu (placówki medyczne), danych uczniów (szkoły), danych biometrycznych lub informacji o wyrokach skazujących.

W tych przypadkach wyznaczenie IOD nie jest wyborem, lecz ustawowym obowiązkiem administratora.

Wyznaczenie (lub outsourcing) IOD jest rozsądną decyzją także wtedy, gdy organizacja nie spełnia wprost przesłanek z art. 37 RODO, ale:

• przetwarza znaczną ilość danych klientów lub pracowników,

• prowadzi działalność opartą na systemach IT, CRM, platformach online lub automatyzacji procesów,

• chce realnie ograniczyć ryzyko naruszeń i kar, a nie tylko „mieć dokumentację”,

• potrzebuje niezależnego doradcy, który nie jest uwikłany w interesy operacyjne firmy,

• planuje rozwój, skalowanie biznesu lub wejście na nowe rynki.

W takich przypadkach outsourcing IOD pełni funkcję strategicznego zabezpieczenia organizacji – zapewnia bieżącą zgodność z RODO, wsparcie w decyzjach biznesowych i spokój zarządu, bez konieczności tworzenia etatu i obciążania zespołu dodatkowymi obowiązkami.

Outsourcing IOD to nie tylko realizacja obowiązków wynikających z RODO, ale przede wszystkim stały dostęp do prawnika, specjalisty z zakresu ochrony danych osobowych, który wspiera organizację w codziennych i strategicznych decyzjach. Najważniejsze korzyści to:

• Stały dostęp do prawnika specjalizującego się w ochronie danych osobowych, bez konieczności tworzenia etatu, z aktualną wiedzą prawną, doświadczeniem procesowym i znajomością praktyki organu nadzorczego.

• Bieżące wsparcie w zapewnieniu zgodności z RODO, obejmujące analizę procesów przetwarzania, doradztwo przy wdrażaniu nowych projektów, systemów i usług oraz ocenę ryzyk prawnych.

• Analiza umów i dokumentacji pod kątem RODO, w szczególności umów powierzenia przetwarzania danych, kontraktów z dostawcami, regulaminów, klauzul informacyjnych i procedur wewnętrznych.

• Oszczędność czasu i zasobów organizacyjnych, dzięki przeniesieniu odpowiedzialnych i specjalistycznych zadań na zewnętrznego prawnika, zamiast obciążania nimi zespołu operacyjnego.

• Minimalizacja ryzyka naruszeń ochrony danych osobowych, poprzez stały nadzór prawny, szybkie reagowanie na incydenty oraz wsparcie w postępowaniach związanych z naruszeniami danych.

W praktyce outsourcing IOD zapewnia ciągłość opieki prawnej, realne bezpieczeństwo organizacji i spokój decyzyjny zarządu, przy zachowaniu niezależności wymaganej przez przepisy RODO.

Cena outsourcingu IOD w Ratio-Go zaczyna się od 500 PLN netto miesięcznie. Ostateczna cena zależy od specyfiki i potrzeb Twojej firmy, dlatego skontaktuj się z nami, a wyślemy Ci pełną ofertę. 

Tak. W ramach outsourcingu IOD zapewniamy wsparcie podczas kontroli oraz w sytuacjach naruszenia ochrony danych – od analizy zdarzenia, przez rekomendacje działań, po bieżące doradztwo w toku sprawy. 

W określonych przypadkach tak, o ile spełnia wymogi RODO, w szczególności posiada odpowiednią wiedzę oraz nie występuje konflikt interesów. W takich sytuacjach możliwe jest przygotowanie pracownika do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych poprzez dedykowane szkolenie IOD online lub szkolenie IOD stacjonarne, które oferujemy w ramach naszej oferty. Szkolenie pozwala zdobyć niezbędne kompetencje i praktyczną wiedzę, jednak wiele organizacji decyduje się na outsourcing IOD, aby zapewnić niezależność oraz stały dostęp do aktualnego wsparcia eksperckiego.

IOD monitoruje zgodność z RODO, doradza w bieżących sprawach, prowadzi audyty, analizy ryzyka i DPIA, opiniuje procesy i umowy, wspiera przy naruszeniach oraz pełni funkcję punktu kontaktowego dla UODO i osób, których dane dotyczą.

Tak. W ramach pełnienia funkcji IOD prowadzimy korespondencję z UODO, wspieramy ocenę obowiązku zgłoszenia naruszenia oraz towarzyszymy organizacji w całym procesie komunikacji z organem nadzorczym.

Tak. Inspektor Ochrony Danych jest dostępny dla pracowników jako źródło wsparcia i wyjaśnień w zakresie ochrony danych, co sprzyja prawidłowemu stosowaniu RODO w codziennej pracy.

Nie. Odpowiedzialność za zgodność z RODO ponosi administrator danych. Rolą IOD jest doradzanie, monitorowanie i wskazywanie nieprawidłowości, a nie przejmowanie odpowiedzialności za decyzje administratora.

Współpracę rozpoczynamy od zapoznania się z organizacją, zakresem przetwarzania danych i dotychczasowymi rozwiązaniami. Następnie ustalamy zakres obowiązków IOD, sposób komunikacji i wdrażamy niezbędne działania organizacyjne oraz dokumentacyjne.

Co do zasady nie jest to rekomendowane. Funkcja IOD wymaga niezależności i braku konfliktu interesów, a członek zarządu zazwyczaj uczestniczy w podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych, co może naruszać tę zasadę i być niezgodne z art. 38 RODO.