Spis treści
Kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie audytu RODO?
Odpowiedzialność za przeprowadzenie audytu RODO w firmie może być przypisana do różnych osób lub działów, w zależności od struktury organizacyjnej firmy.
Administrator danych osobowych jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w firmie, w tym za przeprowadzanie audytów RODO. Z reguły administrator danych osobowych zleca wykonanie audytu ochrony danych zewnętrzne firmie zajmującej się ochroną danych osobowych lub jednostce wewnętrznej inspektorowi ochrony danych osobowych.
Jeśli w Twojej organizacji pełnisz funkcję (IOD) inspektora ochrony danych poniższy artykuł pomoże Ci się przygotować do przeprowadzenia Twojego pierwszego audytu RODO.
Czym jest audyt RODO?
Audyt RODO to proces weryfikacji zgodności przetwarzania danych osobowych przez firmę z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Audyt może obejmować analizę obecnego stanu przetwarzania danych, ocenę ryzyka, przeprowadzenie kontroli oraz wystawienie raportu z wynikami audytu. Celem audytu jest zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz zaleceniem działań zmierzających do poprawy ochrony danych osobowych. Audyt RODO może być przeprowadzany przez firmę wewnętrznie lub przez zewnętrznego audytora.
Przewodnik krok po kroku, jak przeprowadzić audyt RODO
Przygotowanie: Przed przeprowadzeniem audytu RODO, ważne jest, aby przygotować plan działań, określić cele audytu oraz zdefiniować zakres przeprowadzanych kontroli.
Analiza obecnego stanu: Przeprowadź analizę obecnego stanu przetwarzania danych osobowych w firmie. Zidentyfikuj, jakie dane są przetwarzane, cel przetwarzania, jakie procesy i systemy są wykorzystywane oraz kto ma dostęp do danych.
Ocena ryzyka: Ocen ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych w firmie. Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia i określ, jakie działania są potrzebne, aby je zminimalizować.
Kontrola: Przeprowadź kontrolę, aby upewnić się, że firma stosuje odpowiednie procedury i technologie zabezpieczające oraz że przestrzega przepisów RODO.
Raportowanie: Stwórz raport z wynikami audytu, w którym opiszesz stan obecny, ryzyko i działania zalecane do poprawy.
Działanie: Wdrożenie zalecanych działań i monitorowanie skuteczności ich wprowadzenia, regularne przeglądy i aktualizacje procedur i polityk w zakresie ochrony danych.
Zaplanowanie następnego audytu: Audyt RODO powinien być przeprowadzany regularnie, aby upewnić się, że firma nadal przestrzega przepisów i że procesy i procedury ochrony danych są aktualne.
Korzyści z przeprowadzania regularnego audytu RODO i przeglądu ochrony danych:
- Zwiększenie przejrzystości i zrozumienia procesów związanych z przetwarzaniem danych w organizacji.
- Identyfikacja i usunięcie potencjalnych ryzyk związanych z ochroną danych, takich jak niezgodne z przepisami przetwarzanie danych osobowych.
- Zwiększenie skuteczności i efektywności procesów związanych z ochroną danych, co pozytywnie wpływa na reputację organizacji.
- Zwiększenie zaufania klientów, partnerów i pracowników do organizacji poprzez zapewnienie im, że ich dane są bezpiecznie przetwarzane.
- Ułatwienie spełnienia wymagań prawnych dotyczących ochrony danych, takich jak RODO, co pozytywnie wpływa na relacje z organami nadzoru.
Czy audyt RODO jest obowiązkowy?
Zgodnie z art. 24 ust.1 RODO:
Oczywiście audyt RODO należy do środków organizacyjnych i technicznych, lecz to nie oznacza, że jest obowiązkowy. Środkami organizacyjno technicznymi są również szkolenia, dokumentacja, procedury ochrony danych lub zabezpieczenia: np. karty dostępu, VPN lub szyfrowanie dokumentacji zawierającej dane osobowe.
Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 lit d RODO
Czytając RODO oraz ustawę o ochronie danych osobowych – nie natkniemy się na zapis, że audyt RODO jest obowiązkową formą wykazania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
Administrator regularnie testuje, mierzy i ocenia skuteczność środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania. Zgadzamy się, że audyt testuje, mierzy i ocenia skuteczność zastosowanych środków – tak samo jak analiza ryzyka lub wymagana w określonych przypadkach ocena skutków ryzyka. Chętnie wykonamy audyt RODO w Twojej organizacji – lecz nie miniemy się z prawdą mówiąc Ci, że jest on obowiązkowy.
Co jaki czas należy wykonywać audyt RODO?
RODO nie konkretyzuje, jak często należy przeprowadzać audyty, jednak w praktyce i zgodnie z dobrymi standardami przyjmuje się, że powinny one odbywać się cyklicznie – najczęściej co dwa lata. Regularne audyty umożliwiają ocenę zgodności procesów z przepisami, wykrycie ewentualnych luk w zabezpieczeniach oraz dostosowanie działań do bieżących wymagań prawnych i organizacyjnych.
Oprócz audytów planowych istotne znaczenie mają również audyty doraźne. Warto je przeprowadzać zawsze wtedy, gdy w organizacji zachodzą istotne zmiany mogące wpływać na bezpieczeństwo danych, np. wdrożenie nowego systemu informatycznego, zmiana procedur przetwarzania, rozpoczęcie współpracy z nowym dostawcą usług czy reorganizacja struktury. Audyt jest również zalecany po wejściu w życie nowych regulacji prawnych wprowadzających dodatkowe obowiązki, takich jak ustawa o ochronie sygnalistów.
Dodatkowo, każdy poważny incydent naruszenia ochrony danych lub wykrycie nieprawidłowości w procesach przetwarzania powinno być sygnałem do niezwłocznego przeprowadzenia audytu. Pozwala to szybko wyeliminować zagrożenia oraz udokumentować podjęte działania naprawcze na potrzeby ewentualnej kontroli organu nadzorczego.
Podsumowując – częstotliwość audytów powinna być dostosowana do specyfiki organizacji, charakteru przetwarzanych danych i poziomu ryzyka. Najlepsze efekty daje traktowanie audytu RODO jako stałego elementu systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, a nie jako jednorazowego działania.
Sprawdź:
- Kim jest inspektor ochrony danych i dlaczego ma szkolenie IOD ma znaczenie?
- Na co zwrócić uwagę wybierając szkolenie IOD?
- Szkolenie IOD, jakie treści powinien opanować przyszły inspektor?
- Szkolenie IOD: Naruszenie ochrony danych osobowych
- Audyt RODO: Kim jest audytor RODO?
- Audyt RODO wzór (część 1)
- Audyt RODO wzór (część 2)
Sprawdź naszą ofertę!
Ostatnie wpisy
Masz pytanie?
Napisz do nas
O nas
Uważamy, że odpowiednio wdrożone RODO, może posłużyć jako narzędzie wpływające korzystnie na rozwój, postrzeganie oraz reputację firmy. Naszym celem jest zapewnienie prawidłowego przetwarzania, obiegu, archiwizowania oraz dostępu do danych zgodnie z aktualnymi wymogami.