Wdrożenie RODO w placówkach medycznych: jak to zrobić krok po kroku?
Jeśli prowadzisz placówkę medyczną lub pracujesz w takiej, na pewno zdajesz sobie sprawę z ogromnej ilości danych, jakie codziennie przetwarzasz. W dużej mierze są to dane szczególnie, zostały one określone w art. 9 RODO. W skład danych szczególnych, również zwanych jako dane wrażliwe wchodzą informacje o pacjentach, ich chorobach, przebiegu leczenia, ale też dane osobowe pracowników – medycyna pracy. Dane te muszą być przechowywane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami. W dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych jest bardzo ważnym zagadnieniem, szczególnie w branży medycznej. Wdrożenie RODO w placówkach medycznych jest obowiązkowe, a nieprzestrzeganie przepisów grozi surowymi karami finansowymi. W tym artykule przedstawimy Ci krok po kroku, jak wdrożyć RODO w Twojej placówce medycznej, abyś mógł czuć się pewnie i bezpiecznie.
Krok 1: Zidentyfikuj zbiory danych osobowych
Jakie dane osobowe przetwarzasz w placówce medycznej?
Gdzie są one przechowywane i jak są zabezpieczone?
Czy dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami?
Pierwszym krokiem jest dokładne zidentyfikowanie danych osobowych, jakie przetwarzasz w swojej placówce medycznej. Mogą to być m.in. imiona i nazwiska pacjentów, numery PESEL, wyniki badań czy dane o chorobach i przebiegu leczenia. Warto również sprawdzić, gdzie przechowywane są te dane i czy są one odpowiednio zabezpieczone. Ważne jest, abyś był świadomy przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych i przestrzegał ich.
Krok 2: Podejmij decyzję o powołaniu Inspektora Ochrony Danych
Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają inspektora ochrony danych, zawsze gdy:
- przetwarzania dokonuje organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości;
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę wrażliwych danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Zasadniczą kwestią jest dokonanie oceny, co oznaczają pojęcia „główna działalność” oraz „duża skala”, które nie zostały doprecyzowane przez RODO. Również polski organ nadzorczy nie przedstawił własnej interpretacji omawianego pojęcia. W tematyce powyższych pojęć Prezes UODO odwołuje się w swych wystąpieniach do wytycznych Grupy Roboczej Art. 29. W których jako przykłady „dużej skali” wskazano przetwarzanie danych osobowych pacjenta przez szpital. Jednocześnie podano jednak adnotację, iż „dużą skalą” możemy nie mieć do czynienia w przypadku przetwarzanie danych osobowych pacjentów przez prywatną praktykę lekarską. Warto również pamiętać, iż szpital, bądź inna jednostka medyczna NFZ jest zobligowana do powołania IOD, z racji bycia podmiotem publicznym. W przypadku prywatnych praktyk lekarskich dokonując oceny czy powołanie IOD jest obligatoryjne sprawa jest indywidualna, należy uwzględnić następujące czynniki:
a) liczby osób, których dane dotyczą,
b) rodzaje danych osobowych,
c) okres, przez jaki dane są przechowywane,
d) a także zakres geograficzny przetwarzania danych osobowych.
Ich łączne przeanalizowanie powinno prowadzić do wniosku, czy mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych na dużą skalę. Chętnie posłużymy jako Twój prywatny punkt doradczy i pomożemy Ci określić, czy jesteś zobligowany do powołania IOD – napisz do nas!
Jeśli podejmiesz decyzje o powołaniu IOD pamiętaj, że Inspektor Ochrony Danych pełni wyłącznie funkcję doradczą i monitorująca przestrzeganie przepisów ochrony danych, nie jest on odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych. Odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych spoczywa wyłącznie na osobie administratora.
Jako, że inspektor jest bezpośrednim punktem kontaktowym z UODO powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, aby móc skutecznie zabezpieczać dane osobowe. Warto również, aby inspektor miał stały kontakt z pacjentami i pracownikami placówki medycznej oraz dbał o ich prywatność.
Krok 3: Przygotuj dokumentację
Jakie dokumenty powinny zostać przygotowane przed wdrożeniem RODO?
Co powinno się znaleźć w polityce prywatności placówki medycznej?
Jakie procedury powinny być wprowadzone w celu ochrony danych osobowych?
W kolejnym kroku warto przygotować dokumentację dotyczącą przetwarzania danych osobowych w Twojej placówce medycznej. Najważniejszym dokumentem jest polityka prywatności, która powinna zawierać informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzasz, w jaki sposób są one zabezpieczone i jakie prawa przysługują pacjentom. Odpowiednio udokumentowaną analiza ryzyka pomaga wykazać wymóg rozliczalności zgodnie z Art. 5 ust. 2 RODO, dlatego warto również zadbać o jej wykonanie. Dodatkowo należy wdrożyć m.in. procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz plan działań w przypadku naruszenia ochrony danych.
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych
Ostatnim, ale bardzo ważnym krokiem jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Rejestr powinien zawierać informacje o celach, w jakich przetwarzane są dane, odbiorcach danych, sposobie ich przetwarzania oraz terminach przechowywania danych. Rejestr powinien być aktualizowany na bieżąco oraz udostępniany organom nadzorczym w razie kontroli.
Krok 4: Szkolenie pracowników
Jakie szkolenia powinny odbyć się przed wdrożeniem RODO?
Jakie zagadnienia powinny zostać poruszone na szkoleniach?
Jakie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych powinny być znane pracownikom placówki medycznej?
Następnym krokiem jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników placówki medycznej. Szkolenia powinny obejmować zagadnienia dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także zasady bezpieczeństwa i ochrony danych. Pracownicy powinni również poznać prawa pacjentów oraz wiedzieć, jak postępować w przypadku naruszenia ochrony danych.
Krok 5: Wdrożenie procedur ochrony danych osobowych
Jakie procedury powinny zostać wprowadzone w celu ochrony danych osobowych?
Jakie narzędzia informatyczne powinny zostać wykorzystane?
Jakie praktyczne kroki należy podjąć w celu zabezpieczenia danych?
Po przygotowaniu dokumentacji i przeprowadzeniu szkoleń, czas na w drożenie procedur ochrony danych osobowych w Twojej placówce medycznej. Warto zacząć od zabezpieczenia lokalizacji, w której przechowywane są dane osobowe. Powinny być one przechowywane w zamkniętych szafach lub szufladach, a jedynie wybrane osoby powinny mieć dostęp do nich. Warto również zadbać o zabezpieczenie elektronicznych systemów przetwarzania danych, takich jak komputery, bazy danych czy programy medyczne. Zalecane jest stosowanie silnych haseł i regularne zmienianie ich, a także korzystanie z oprogramowania antywirusowego i firewalla.
Krok 6: Wdrożenie zasad informowania pacjentów
Kolejnym krokiem jest wdrożenie zasad informowania pacjentów o przetwarzaniu ich danych osobowych. Każdy pacjent powinien być informowany o celach, w jakich przetwarzane są jego dane, a także o swoich prawach związanych z przetwarzaniem danych. Warto również przygotować formularze zgody na przetwarzanie danych oraz formularze informacyjne, które pacjent może wypełnić.
Krok 7: Monitorowanie i ocena
Monitorowanie przetwarzania danych osobowych to proces analizowania i kontrolowania sposobu, w jaki dane są gromadzone, przetwarzane i przechowywane. Celem jest aktywna ochrona prywatności i zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych oraz regularne poddawanie ocenie aktualnie wdrożonych środków ochrony danych osobowych, zgodnie z obecną technologia, ryzkiem wynikającym przetwarzania oraz możliwości finansowych administratora.
Podsumowanie
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych jest niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność pacjentów. Kluczowym elementem jest świadomość przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz ich przestrzeganie. Warto również zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych, wdrożyć procedury dotyczące przetwarzania danych oraz prowadzić rejestry czynności przetwarzania danych.
FAQ
Czy wdrożenie RODO jest kosztowne?
Koszt wdrożenia RODO zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar placówki medycznej, liczba pacjentów, ilość przetwarzanych danych. Jednakże, koszty te są minimalne w porównaniu do wysokości kar finansowych za nieprzestrzeganie przepisów RODO.
Wdrożymy RODO do Twojej organizacji już od 1499 zł netto.
Jakie są korzyści z wdrożenia RODO w placówkach medycznych?
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych przynosi wiele korzyści dla pacjentów oraz samych placówek. Pacjenci mogą mieć większą pewność, że ich dane osobowe są odpowiednio chronione i przetwarzane zgodnie z przepisami. Placówki medyczne, które przestrzegają przepisów RODO, zyskują zaufanie pacjentów oraz mogą uniknąć kar i innych sankcji związanych z nieprzestrzeganiem przepisów.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów RODO?
Przepisy RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r. przewidują dwa taryfikatory kar finansowych, które Prezes Urzędu Ochrony Danych może nałożyć na podmiot, który naruszył ochronę danych osobowych.
- Pierwszy taryfikator jest dla jednostki sektora finansów publicznych, podmiotów, które zostały określone w art. 9 ustawy o finansach publicznych oraz instytuty badawcze i Narodowy Bank Polski. Zgodnie z art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych Prezes UODO może nałożyć maksymalnie 100 000 zł kary na powyżej opisane podmioty publiczne.
- Drugi taryfikator tyczy się przedsiębiorstw oraz organizacji prywatnych. W przepisach ochrony danych możemy znaleźć dwie kategorie kar finansowych. W zależności od rodzaju, skali oraz stopnia odpowiedzialności administratora Prezes UODO może nałożyć karę w wysokości:
- do 20 mln euro
- do 2 lub 4% całkowitego rocznego obrotu firmy z poprzedniego roku.
Sprawdź:
Sprawdź naszą ofertę!
Masz pytanie?
Napisz do nas
O nas
Uważamy, że odpowiednio wdrożone RODO, może posłużyć jako narzędzie wpływające korzystnie na rozwój, postrzeganie oraz reputację firmy. Naszym celem jest zapewnienie prawidłowego przetwarzania, obiegu, archiwizowania oraz dostępu do danych zgodnie z aktualnymi wymogami.