Spis treści
W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości danych przechowywanych w systemach informatycznych, ochrona danych osobowych stała się kluczowym aspektem w wielu sektorach, w tym w opiece zdrowotnej. Dokumentacja medyczna zawiera nie tylko informacje dotyczące stanu zdrowia pacjentów, ale również dane wrażliwe, które wymagają szczególnej ochrony. W niniejszym artykule omówimy, jakie kroki można podjąć, aby zapewnić bezpieczeństwo tych danych, oraz jakie prawa przysługują pacjentom w kontekście ochrony ich prywatności.
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych: Rodzaje danych wrażliwych w dokumentacji medycznej
Do tej grupy danych wrażliwych należą np. dane: dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, genetyczne i biometryczne, które pozwalają na jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej, dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. W placówkach medycznych przetwarzamy przede wszystkim dane osobowe pacjentów, przechowywane w dokumentacji medycznej. Zaliczamy do nich przede wszystkim informacje dotyczące zdrowia, które mogą obejmować:
- Wyniki badań laboratoryjnych,
- Informacje o diagnozie, historii choroby, leczeniu,
- Dane genetyczne i biologiczne.
Oprócz danych dotyczących zdrowia nie możemy zapominać o informacjach dotyczących rasowego lub etnicznego pochodzenia, przekonań religijnych, orientacji seksualnej oraz innych aspektów, które mogą być wykorzystane do dyskryminacji.
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych: Zasady przetwarzania danych wrażliwych
Przetwarzanie danych wrażliwych jest zasadniczo ograniczone, jednak istnieją wyjątki, które pozwalają na ich obróbkę w celach medycznych. Możliwe jest to, gdy:
- Pacjent wyrazi na to zgodę,
- Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody,
- Przetwarzanie jest niezbędne dla profilaktyki zdrowotnej, diagnozy, leczenia lub opieki zdrowotnej,
- Istnieje konieczność ochrony zdrowia publicznego.
Przetwarzanie danych wrażliwych jest zasadniczo ograniczone, jednak istnieją wyjątki, które pozwalają na ich obróbkę w celach medycznych. Możliwe jest to, gdy:
- Pacjent wyrazi na to zgodę,
- Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody,
- Przetwarzanie jest niezbędne dla profilaktyki zdrowotnej, diagnozy, leczenia lub opieki zdrowotnej,
- Istnieje konieczność ochrony zdrowia publicznego.
W kontekście zgodności z RODO w placówkach medycznych, kluczowe jest nie tylko rozważenie przetwarzania danych wrażliwych pacjentów, ale również danych pracowników tych instytucji. Ochrona danych osobowych w placówkach medycznych nie ogranicza się wyłącznie do informacji dotyczących zdrowia pacjentów. Równie ważne jest bezpieczne i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych pracowników, w tym informacji pochodzących z badań medycyny pracy.
Dane wrażliwe pracowników szpitali i innych placówek medycznych obejmują wszelkie informacje dotyczące ich zdrowia, wyniki badań przeprowadzanych w ramach medycyny pracy, a także inne dane osobiste, które mogą ujawnić informacje o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych czy przynależności do związków zawodowych. Ze względu na swoją naturę, te informacje wymagają szczególnego poziomu ochrony.
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych: Prawa osób, których to dane dotyczą.
W rozporządzeniu ogólnym o ochronie danych (RODO) termin „osoby, których dane dotyczą” odnosi się do zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez administratora danych lub podmiot przetwarzający. Osoba fizyczna uznawana jest za „możliwą do zidentyfikowania”, jeśli może być bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowana, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, danych o lokalizacji, identyfikatora internetowego lub na podstawie jednej bądź większej liczby czynników specyficznych dla danej osoby fizycznej.
Zrozumienie Pojęcia „Osoby, Których Dane Dotyczą” w RODO – Zidentyfikowana vs Możliwa do Zidentyfikowania Osoba Fizyczna:
- Zidentyfikowana osoba fizyczna jest to osoba, którą można bezpośrednio zidentyfikować za pomocą dostępnych danych, takich jak imię i nazwisko lub numer PESEL.
- Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to taka, która może być zidentyfikowana pośrednio, poprzez dodatkowe informacje. Na przykład, połączenie danych lokalizacyjnych z czasem może pozwolić na zidentyfikowanie osoby nawet bez wiedzy o jej imieniu i nazwisku.
Zrozumienie, kim są osoby, których dane dotyczą, jest kluczowe dla wszystkich organizacji przetwarzających dane osobowe, ponieważ nakłada na nie obowiązek zapewnienia zgodności z RODO. To obejmuje zapewnienie prawidłowego informowania osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych, udzielanie odpowiedzi na wnioski dotyczące wykonywania praw przez te osoby oraz wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych.
Każdy pacjent ma prawo do:
- Dostępu do swoich danych,
- Sprostowania nieprawidłowości,
- Usunięcia danych (w pewnych okolicznościach),
- Ograniczenia przetwarzania,
- Wniesienia sprzeciwu przeciwko przetwarzaniu.
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych: jak to zrobić krok po kroku?
Jeśli prowadzisz placówkę medyczną lub pracujesz w takiej, na pewno zdajesz sobie sprawę z ogromnej ilości danych, jakie codziennie przetwarzasz. W dużej mierze są to dane szczególnie, zostały one określone w art. 9 RODO. W skład danych szczególnych, również zwanych jako dane wrażliwe wchodzą informacje o pacjentach, ich chorobach, przebiegu leczenia, ale też dane osobowe pracowników – medycyna pracy. Dane te muszą być przechowywane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami. W dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych jest bardzo ważnym zagadnieniem, szczególnie w branży medycznej. Wdrożenie RODO w placówkach medycznych jest obowiązkowe, a nieprzestrzeganie przepisów grozi surowymi karami finansowymi. W tym artykule przedstawimy Ci krok po kroku, jak wdrożyć RODO w Twojej placówce medycznej, abyś mógł czuć się pewnie i bezpiecznie.
Krok 1: Zidentyfikuj zbiory danych osobowych
Jakie dane osobowe przetwarzasz w placówce medycznej?
Gdzie są one przechowywane i jak są zabezpieczone?
Czy dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami?
Pierwszym krokiem jest dokładne zidentyfikowanie danych osobowych, jakie przetwarzasz w swojej placówce medycznej. Mogą to być m.in. imiona i nazwiska pacjentów, numery PESEL, wyniki badań czy dane o chorobach i przebiegu leczenia. Warto również sprawdzić, gdzie przechowywane są te dane i czy są one odpowiednio zabezpieczone. Ważne jest, abyś był świadomy przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych i przestrzegał ich.
Krok 2: Podejmij decyzję o powołaniu Inspektora Ochrony Danych
Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają inspektora ochrony danych, zawsze gdy:
- przetwarzania dokonuje organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości;
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę wrażliwych danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Zasadniczą kwestią jest dokonanie oceny, co oznaczają pojęcia „główna działalność” oraz „duża skala”, które nie zostały doprecyzowane przez RODO. Również polski organ nadzorczy nie przedstawił własnej interpretacji omawianego pojęcia. W tematyce powyższych pojęć Prezes UODO odwołuje się w swych wystąpieniach do wytycznych Grupy Roboczej Art. 29. W których jako przykłady „dużej skali” wskazano przetwarzanie danych osobowych pacjenta przez szpital. Jednocześnie podano jednak adnotację, iż „dużą skalą” możemy nie mieć do czynienia w przypadku przetwarzanie danych osobowych pacjentów przez prywatną praktykę lekarską. Warto również pamiętać, iż szpital, bądź inna jednostka medyczna NFZ jest zobligowana do powołania IOD, z racji bycia podmiotem publicznym. W przypadku prywatnych praktyk lekarskich dokonując oceny czy powołanie IOD jest obligatoryjne sprawa jest indywidualna, należy uwzględnić następujące czynniki:
a) liczby osób, których dane dotyczą,
b) rodzaje danych osobowych,
c) okres, przez jaki dane są przechowywane,
d) a także zakres geograficzny przetwarzania danych osobowych.
Ich łączne przeanalizowanie powinno prowadzić do wniosku, czy mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych na dużą skalę. Chętnie posłużymy jako Twój prywatny punkt doradczy i pomożemy Ci określić, czy jesteś zobligowany do powołania IOD – napisz do nas!
Jeśli podejmiesz decyzje o powołaniu IOD pamiętaj, że Inspektor Ochrony Danych pełni wyłącznie funkcję doradczą i monitorująca przestrzeganie przepisów ochrony danych, nie jest on odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych. Odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych spoczywa wyłącznie na osobie administratora.
Jako, że inspektor jest bezpośrednim punktem kontaktowym z UODO powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, aby móc skutecznie zabezpieczać dane osobowe. Warto również, aby inspektor miał stały kontakt z pacjentami i pracownikami placówki medycznej oraz dbał o ich prywatność.
Krok 3: Przygotuj dokumentację
Jakie dokumenty powinny zostać przygotowane przed wdrożeniem RODO?
Co powinno się znaleźć w polityce prywatności placówki medycznej?
Jakie procedury powinny być wprowadzone w celu ochrony danych osobowych?
W kolejnym kroku warto przygotować dokumentację dotyczącą przetwarzania danych osobowych w Twojej placówce medycznej. Najważniejszym dokumentem jest polityka prywatności, która powinna zawierać informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzasz, w jaki sposób są one zabezpieczone i jakie prawa przysługują pacjentom. Odpowiednio udokumentowaną analiza ryzyka pomaga wykazać wymóg rozliczalności zgodnie z Art. 5 ust. 2 RODO, dlatego warto również zadbać o jej wykonanie. Dodatkowo należy wdrożyć m.in. procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz plan działań w przypadku naruszenia ochrony danych.
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych
Ostatnim, ale bardzo ważnym krokiem jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Rejestr powinien zawierać informacje o celach, w jakich przetwarzane są dane, odbiorcach danych, sposobie ich przetwarzania oraz terminach przechowywania danych. Rejestr powinien być aktualizowany na bieżąco oraz udostępniany organom nadzorczym w razie kontroli.
Krok 4: Szkolenie pracowników
Jakie szkolenia powinny odbyć się przed wdrożeniem RODO?
Jakie zagadnienia powinny zostać poruszone na szkoleniach?
Jakie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych powinny być znane pracownikom placówki medycznej?
Następnym krokiem jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników placówki medycznej. Szkolenia powinny obejmować zagadnienia dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także zasady bezpieczeństwa i ochrony danych. Pracownicy powinni również poznać prawa pacjentów oraz wiedzieć, jak postępować w przypadku naruszenia ochrony danych.
Krok 5: Wdrożenie procedur ochrony danych osobowych
Jakie procedury powinny zostać wprowadzone w celu ochrony danych osobowych?
Jakie narzędzia informatyczne powinny zostać wykorzystane?
Jakie praktyczne kroki należy podjąć w celu zabezpieczenia danych?
Po przygotowaniu dokumentacji i przeprowadzeniu szkoleń, czas na w drożenie procedur ochrony danych osobowych w Twojej placówce medycznej. Warto zacząć od zabezpieczenia lokalizacji, w której przechowywane są dane osobowe. Powinny być one przechowywane w zamkniętych szafach lub szufladach, a jedynie wybrane osoby powinny mieć dostęp do nich. Warto również zadbać o zabezpieczenie elektronicznych systemów przetwarzania danych, takich jak komputery, bazy danych czy programy medyczne. Zalecane jest stosowanie silnych haseł i regularne zmienianie ich, a także korzystanie z oprogramowania antywirusowego i firewalla.
Krok 6: Wdrożenie zasad informowania pacjentów
Kolejnym krokiem jest wdrożenie zasad informowania pacjentów o przetwarzaniu ich danych osobowych. Każdy pacjent powinien być informowany o celach, w jakich przetwarzane są jego dane, a także o swoich prawach związanych z przetwarzaniem danych. Warto również przygotować formularze zgody na przetwarzanie danych oraz formularze informacyjne, które pacjent może wypełnić.
Krok 7: Monitorowanie i ocena
Monitorowanie przetwarzania danych osobowych to proces analizowania i kontrolowania sposobu, w jaki dane są gromadzone, przetwarzane i przechowywane. Celem jest aktywna ochrona prywatności i zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych oraz regularne poddawanie ocenie aktualnie wdrożonych środków ochrony danych osobowych, zgodnie z obecną technologia, ryzkiem wynikającym przetwarzania oraz możliwości finansowych administratora.
Podsumowanie wdrożenia RODO w placówkach medycznych
Chodź RODO nakłada na placówki medyczne obowiązki, pamiętajmy o najważniejszym, czyli o ochronie danych osobowych pacjentów oraz pracowników. Aby skutecznie chronić dane pacjentów, placówki medyczne powinny implementować szereg procedur i rozwiązań technicznych, takich jak:
- Szyfrowanie danych przechowywanych i przesyłanych,
- Regularne przeglądy bezpieczeństwa systemów informatycznych,
- Wdrażanie polityk bezpieczeństwa i ochrony danych,
- Szkolenie personelu z zakresu ochrony danych osobowych.
Pamiętajmy również o obowiązku informacyjnym – art. 13 RODO. Placówki medyczne zbierające dane od pacjentów są zobowiązane do informowania ich o:
- Tożsamości administratora danych,
- Celach i podstawach prawnych przetwarzania,
- Odbiorcach danych,
- Okresie przechowywania danych,
- Prawach pacjenta związanych z ochroną danych.
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych jest niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność pacjentów. Kluczowym elementem jest świadomość przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz ich przestrzeganie. Warto również zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych, wdrożyć procedury dotyczące przetwarzania danych oraz prowadzić rejestry czynności przetwarzania danych.
Rozliczalność w placówkach medycznych
Zasada rozliczalności stanowi fundament odpowiedzialnego przetwarzania danych osobowych w sektorze ochrony zdrowia. Nakłada ona na administratora – którym w przypadku placówki medycznej jest jej kierownictwo lub wyznaczony organ – wymóg aktywnego gromadzenia dowodów potwierdzających, że procedury ochrony danych są stosowane w praktyce.
W podmiotach leczniczych ma to wyjątkowe znaczenie, ponieważ przetwarzane są tu informacje szczególnie wrażliwe, takie jak dokumentacja medyczna, dane o stanie zdrowia, wyniki badań czy informacje o przebytych chorobach. Wykazanie zgodności z RODO wymaga więc wdrożenia przejrzystych zasad postępowania, utrzymywania spójnego systemu dokumentacyjnego oraz zapewnienia, że każdy etap pracy z danymi – od ich pozyskania po usunięcie – jest opisany i kontrolowany.
W praktyce oznacza to m.in. tworzenie i aktualizowanie wewnętrznych procedur, prowadzenie ewidencji upoważnień do przetwarzania danych, rejestrowanie wszystkich istotnych procesów, archiwizowanie protokołów z audytów wewnętrznych i zewnętrznych, a także dokumentowanie czynności podejmowanych po stwierdzeniu uchybień lub naruszeń. Kluczowym elementem jest również potwierdzanie szkoleń personelu, co dowodzi, że pracownicy mają świadomość swoich obowiązków i potrafią stosować przepisy w codziennej pracy.
Dzięki rzetelnemu wdrożeniu zasady rozliczalności placówka medyczna buduje zaufanie pacjentów, którzy wiedzą, że ich dane są przetwarzane w sposób przejrzysty, bezpieczny i w pełnej zgodności z prawem.
Rejestr czynności przetwarzania w podmiotach leczniczych
W placówkach medycznych rejestr czynności przetwarzania pełni funkcję zestawienia informacji o wszystkich operacjach związanych z danymi osobowymi. Jest to narzędzie wymagane przez art. 30 RODO, które pomaga w zachowaniu przejrzystości procesów oraz zapewnia możliwość szybkiego wykazania zgodności z przepisami.
W praktyce stanowi on usystematyzowaną bazę wiedzy o tym, jakie dane są gromadzone, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i w jakim zakresie. W przypadku podmiotów leczniczych obejmuje to zarówno informacje o pacjentach – w tym dane medyczne, kontaktowe czy identyfikacyjne – jak i dane pracowników oraz współpracujących firm. W rejestrze powinny znaleźć się również wskazania, kto jest odbiorcą tych danych (np. laboratoria, firmy dostarczające systemy medyczne, zewnętrzne podmioty księgowe) oraz jakie środki ochrony są stosowane, by ograniczyć ryzyko naruszeń.
Jego aktualność ma kluczowe znaczenie – każda zmiana procedur, narzędzi IT czy zakresu świadczeń wpływająca na sposób przetwarzania danych powinna być w nim odnotowana.
Dobrze prowadzony rejestr pozwala lepiej identyfikować obszary wymagające dodatkowych zabezpieczeń, przygotować się na kontrolę organu nadzorczego i wzmacnia ochronę danych, co w branży medycznej ma szczególne znaczenie z uwagi na wrażliwość przetwarzanych informacji.
W rejestrze zalecamy umieścić poniższe informacje (z naszej praktyki warto rozszerzyć zakres opisany w art. 30 RODO).:
- Określenie nazwy czynności przetwarzania – jednoznaczne wskazanie procesu, np. „prowadzenie dokumentacji medycznej” czy „obsługa rejestracji pacjentów”.
- Opis celu przetwarzania – wyjaśnienie, po co gromadzone są dane w danym procesie, np. diagnostyka, leczenie, obsługa płatności, rozliczenia z NFZ.
- Wskazanie kategorii osób, których dane dotyczą – np. pacjenci, personel medyczny, pracownicy administracyjni, kontrahenci.
- Wymienienie kategorii danych osobowych – dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje medyczne, dane finansowe itp.
- Podanie podstawy prawnej przetwarzania – np. przepisy ustawy o działalności leczniczej, zgoda pacjenta, obowiązek wynikający z prawa pracy.
- Źródło pochodzenia danych – czy pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, czy od innego podmiotu (np. innej placówki medycznej).
- Identyfikacja podmiotu przetwarzającego – w przypadku, gdy dane są powierzane do obsługi zewnętrznej firmie (np. laboratorium, dostawcy oprogramowania).
- Wskazanie kategorii odbiorców danych – np. instytucje publiczne, firmy serwisujące systemy medyczne, laboratoria diagnostyczne.
- Ogólny opis zastosowanych środków technicznych i organizacyjnych – szyfrowanie, kontrola dostępu, zabezpieczenia fizyczne, procedury bezpieczeństwa.
- Informacja o ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy – wraz z podstawą prawną i zastosowanymi zabezpieczeniami.
- Lokalizacja przechowywania danych – np. serwery w siedzibie placówki, centrum danych zewnętrznego dostawcy, archiwum papierowe.
Czym jest powierzenie danych w kontekście usług medycznych?
Powierzenie danych osobowych w sektorze medycznym to sytuacja, w której placówka medyczna (administrator danych) przekazuje dane pacjentów innemu podmiotowi w celu ich przetwarzania, ale wciąż pozostaje odpowiedzialna za zgodność tego procesu z RODO. Kluczową cechą powierzenia jest to, że podmiot zewnętrzny – procesor – przetwarza dane wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie administratora, zgodnie z ustalonym zakresem i celem.
W praktyce przykładem powierzenia danych może być przekazanie dokumentacji pacjentów firmie obsługującej system elektronicznej dokumentacji medycznej, laboratorium wykonującemu badania diagnostyczne na zlecenie placówki, czy podmiotowi hostingowemu przechowującemu dane w chmurze.
Zgodnie z art. 28 RODO, każde powierzenie danych wymaga zawarcia pisemnej umowy (także w formie elektronicznej), w której należy określić m.in. cel i zakres przetwarzania, rodzaj danych, czas trwania umowy, wymagane środki bezpieczeństwa, zasady korzystania z podwykonawców oraz sposób zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu współpracy.
W sektorze medycznym szczególną rolę odgrywa ochrona danych wrażliwych, takich jak informacje o stanie zdrowia, historia leczenia, wyniki badań czy dane genetyczne. Oznacza to konieczność wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, a także przestrzegania przepisów szczególnych dotyczących dokumentacji medycznej, wynikających z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
Powierzenie danych bez odpowiedniej umowy lub w sposób niezgodny z jej zapisami może prowadzić do poważnych naruszeń ochrony danych osobowych, a w konsekwencji do sankcji administracyjnych oraz utraty zaufania pacjentów.
Umowa powierzenia danych osobowych
Zgodnie z art. 28 RODO, każdorazowe powierzenie danych osobowych wymaga uregulowania w formie pisemnej (również w postaci elektronicznej) umowy, która w sposób precyzyjny określa warunki współpracy między administratorem a podmiotem przetwarzającym. Dokument taki powinien zawierać m.in. szczegółowy opis zakresu i celu przetwarzania, rodzaj i kategorie powierzanych danych, przewidywany czas obowiązywania umowy, wymagane środki bezpieczeństwa adekwatne do rodzaju danych, a także zasady angażowania podwykonawców (tzw. dalsze powierzenie). Konieczne jest również określenie procedury zwrotu lub trwałego usunięcia danych po zakończeniu współpracy.
W przypadku placówek medycznych umowa powierzenia powinna uwzględniać dodatkowe wymogi wynikające z przepisów o dokumentacji medycznej, w tym m.in. minimalne okresy przechowywania określone w rozporządzeniach Ministra Zdrowia, zasady archiwizacji, szczególne procedury dostępu do dokumentacji oraz obowiązek zachowania poufności przez wszystkich pracowników i współpracowników procesora. Ważne jest także zapewnienie, aby podmiot przetwarzający posiadał odpowiednie doświadczenie oraz wdrożone procedury ochrony danych wrażliwych, tak aby ryzyko naruszenia bezpieczeństwa informacji medycznych było minimalne.
Analiza ryzyka w placówkach medycznych
W kontekście RODO analiza ryzyka oznacza ocenę, w jakim stopniu przetwarzanie danych osobowych może prowadzić do naruszenia praw lub wolności pacjentów. Chodzi nie tylko o kwestie techniczne, ale przede wszystkim o skutki dla osób, takie jak ujawnienie informacji o stanie zdrowia, utrata reputacji, stres czy szkody finansowe.
Proces ten powinien obejmować identyfikację zagrożeń, określenie możliwych konsekwencji, ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia incydentu oraz dobór środków ochrony proporcjonalnych do poziomu zagrożenia. Zasada podejścia opartego na ryzyku zakłada, że im większe ryzyko, tym bardziej zaawansowane zabezpieczenia – zarówno organizacyjne, jak i techniczne – należy wdrożyć.
W dokumencie należy zawrzeć takie aspekty jak:
- nazwa czynności przetwarzania,
- podatności,
- zidentyfikowane ryzyko,
- wpływ na prawa i wolności osób fizycznych,
- wdrożone środki organizacyjne i techniczne ochrony danych osobowych
- prawdopodobieństwo i powaga.
Najczęściej stosowaną metodą na wyliczenie decyzji dotyczącej dalszego przetwarzania jest ocena i suma dwóch parametrów: prawdopodobieństwa oraz powagi skutków (w skali 1–10), a następnie obliczenie średniej. Wynik poniżej 5,5 oznacza, że ryzyko można zaakceptować; zakres 6–8 wymaga jego redukcji, a powyżej 8,5 – przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) lub rezygnacji z danego procesu.
Analiza ryzyka w podmiotach leczniczych powinna być dokumentowana, regularnie aktualizowana i przeprowadzana także po każdej istotnej zmianie w systemach informatycznych, procedurach lub zakresie przetwarzania danych.
Obowiązek informacyjny względem pacjentów
Placówki medyczne, jako administratorzy danych osobowych, są zobowiązane do przekazywania pacjentom rzetelnych, kompletnych i zrozumiałych informacji o tym, w jaki sposób przetwarzają ich dane. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 12, 13 i 14 RODO i ma na celu zapewnienie pełnej przejrzystości działań związanych z danymi osobowymi – od momentu ich pozyskania aż po ich usunięcie.
Informacje przekazywane pacjentom powinny obejmować m.in. dane identyfikacyjne administratora (np. nazwa i adres placówki), cele i podstawy prawne przetwarzania (np. realizacja świadczeń medycznych, prowadzenie dokumentacji zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), okres przechowywania danych, prawa pacjenta wynikające z RODO (np. prawo dostępu do danych, ich sprostowania czy ograniczenia przetwarzania), a także informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być udostępniane, w tym podmiotach realizujących badania diagnostyczne czy podwykonawcach usług IT.
Kluczowe jest, aby sposób przekazania tych informacji był dostosowany do odbiorcy – komunikat powinien być zrozumiały dla pacjenta, pozbawiony zbędnego żargonu prawniczego, a jednocześnie zawierać wszystkie wymagane elementy formalne. W przypadku pacjentów małoletnich obowiązek informacyjny realizowany jest wobec ich przedstawicieli ustawowych, a w razie potrzeby – także w formie dostosowanej do wieku i możliwości percepcyjnych dziecka.
Prawidłowo wypełniony obowiązek informacyjny nie tylko pozwala spełnić wymogi prawne, lecz także wzmacnia zaufanie pacjentów do placówki, buduje jej wizerunek jako podmiotu odpowiedzialnego oraz minimalizuje ryzyko skarg lub sporów z organem nadzorczym.
FAQ
Czy wdrożenie RODO jest kosztowne?
Koszt wdrożenia RODO zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar placówki medycznej, liczba pacjentów, ilość przetwarzanych danych. Jednakże, koszty te są minimalne w porównaniu do wysokości kar finansowych za nieprzestrzeganie przepisów RODO.
Jakie są korzyści z wdrożenia RODO w placówkach medycznych?
Wdrożenie RODO w placówkach medycznych przynosi wiele korzyści dla pacjentów oraz samych placówek. Pacjenci mogą mieć większą pewność, że ich dane osobowe są odpowiednio chronione i przetwarzane zgodnie z przepisami. Placówki medyczne, które przestrzegają przepisów RODO, zyskują zaufanie pacjentów oraz mogą uniknąć kar i innych sankcji związanych z nieprzestrzeganiem przepisów.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów RODO?
Przepisy RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r. przewidują dwa taryfikatory kar finansowych, które Prezes Urzędu Ochrony Danych może nałożyć na podmiot, który naruszył ochronę danych osobowych.
- Pierwszy taryfikator jest dla jednostki sektora finansów publicznych, podmiotów, które zostały określone w art. 9 ustawy o finansach publicznych oraz instytuty badawcze i Narodowy Bank Polski. Zgodnie z art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych Prezes UODO może nałożyć maksymalnie 100 000 zł kary na powyżej opisane podmioty publiczne.
- Drugi taryfikator tyczy się przedsiębiorstw oraz organizacji prywatnych. W przepisach ochrony danych możemy znaleźć dwie kategorie kar finansowych. W zależności od rodzaju, skali oraz stopnia odpowiedzialności administratora Prezes UODO może nałożyć karę w wysokości:
- do 20 mln euro
- do 2 lub 4% całkowitego rocznego obrotu firmy z poprzedniego roku.
Sprawdź:
Sprawdź naszą ofertę!
Ostatnie wpisy
Masz pytanie?
Napisz do nas
O nas
Uważamy, że odpowiednio wdrożone RODO, może posłużyć jako narzędzie wpływające korzystnie na rozwój, postrzeganie oraz reputację firmy. Naszym celem jest zapewnienie prawidłowego przetwarzania, obiegu, archiwizowania oraz dostępu do danych zgodnie z aktualnymi wymogami.