Nowe podejście UODO do naruszenia danych coraz wyraźniej kształtuje praktykę stosowania RODO w Polsce. Opublikowany w 2025 roku zaktualizowany poradnik Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczący naruszeń ochrony danych osobowych wprowadza jakościową zmianę w sposobie myślenia o samym pojęciu naruszenia, zakresie odpowiedzialności administratora oraz sensie obowiązku zgłoszeniowego. Nie jest to już wyłącznie dokument porządkujący procedury, lecz wyraźny sygnał interpretacyjny ze strony organu nadzorczego. UODO oczekuje od administratorów podejścia maksymalnie ostrożnościowego, a wręcz prewencyjnego, nawet jeśli oznacza to rozszerzenie rozumienia naruszenia ochrony danych osobowych poza dotychczasowe standardy wypracowane na poziomie unijnym.
Zmiana ta ma daleko idące konsekwencje praktyczne. Dotyka nie tylko potencjalnego wzrostu liczby zgłoszeń kierowanych do organu nadzorczego, lecz przede wszystkim wpływa na sposób podejmowania decyzji w organizacjach, rolę analizy ryzyka oraz sens prowadzenia wstępnych postępowań wyjaśniających. W praktyce administratorzy coraz częściej muszą odpowiadać nie na pytanie, czy faktycznie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, lecz czy mogło do niego dojść oraz czy brak zgłoszenia nie narazi ich na zarzut niewłaściwej reakcji ze strony organu nadzorczego.
Spis treści
Nowy poradnik UODO 2025 – aktualne stanowisko organu
Poradnik UODO z 2018 roku był dokumentem typowo wdrożeniowym, osadzonym w realiach pierwszych miesięcy obowiązywania RODO. Jego celem było ujednolicenie podstawowej praktyki i zbudowanie minimalnego poziomu świadomości po stronie administratorów. Od tego czasu zmieniło się jednak niemal wszystko: skala przetwarzania danych, stopień automatyzacji, zagrożenia cybernetyczne oraz praktyka decyzyjna organów.
Nowy poradnik z 2025 roku nie pełni już roli instrukcji „jak stosować RODO”, lecz stanowi deklarację interpretacyjną organu, która – choć formalnie niewiążąca – w praktyce wyznacza standard oczekiwany w toku kontroli i postępowań administracyjnych. UODO wprost komunikuje, że dotychczasowe podejście oparte na selektywnej kwalifikacji naruszeń uważa za niewystarczające i zbyt zachowawcze.
Jakie zmiany zostały wprowadzone?
Nowa definicja naruszenia danych osobowych według UODO
Najdalej idącą zmianą jest redefinicja samego pojęcia naruszenia ochrony danych osobowych. Dotychczas – zgodnie z wytycznymi europejskimi – naruszenie było zdarzeniem stwierdzonym, a więc takim, co do którego administrator po wstępnej analizie mógł racjonalnie uznać, że doszło do naruszenia poufności, integralności lub dostępności danych.
Nowe stanowisko UODO odrzuca ten punkt odniesienia. Naruszeniem ma być już samo zdarzenie, które może doprowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych. Ta zmiana wydaje się na pierwszy rzut oka subtelna, ale w praktyce rozsadza dotychczasową konstrukcję prawną. „Możliwość” nie jest bowiem kategorią obiektywną – jest oceną, często hipotetyczną, uzależnioną od przyjętej perspektywy i poziomu ostrożności.
W efekcie niemal każde zdarzenie incydentalne może zostać zakwalifikowane jako naruszenie, ponieważ w większości przypadków można wskazać choćby teoretyczną możliwość negatywnego skutku. To podejście budzi poważne wątpliwości co do zgodności z literalnym brzmieniem RODO oraz zasadą proporcjonalności.
Kiedy dochodzi do naruszenia danych osobowych – nowe podejście UODO do momentu stwierdzenia naruszenia
Zmiana definicji naruszenia od razu wpływa na sposób rozumienia momentu jego stwierdzenia, od którego liczony jest 72-godzinny termin na zgłoszenie. Jeżeli bowiem naruszenie istnieje już na poziomie potencjalnym, to granica pomiędzy „weryfikujemy incydent” a „musimy zgłaszać” praktycznie zanika.
W praktyce oznacza to drastyczne skrócenie lub wręcz eliminację etapu wstępnego postępowania wyjaśniającego. Administratorzy są stawiani w sytuacji, w której decyzję o zgłoszeniu muszą podejmować przy bardzo ograniczonej wiedzy o zdarzeniu, często bez możliwości realnego potwierdzenia, czy jakiekolwiek dane faktycznie zostały naruszone.
Z perspektywy prawnej jest to podejście wysoce problematyczne. Art. 33 RODO mówi o „stwierdzeniu naruszenia”, a nie o „powzięciu podejrzenia”. Nowa interpretacja UODO de facto zastępuje to pojęcie konstrukcją prewencyjną, która nie wynika wprost z rozporządzenia, lecz z krajowej praktyki nadzorczej.
Ocena ryzyka naruszenia danych osobowych po nowemu – dlaczego nawet niskie ryzyko oznacza zgłoszenie
Drugim filarem nowego podejścia jest zmiana znaczenia oceny ryzyka. UODO wyraźnie wskazuje, że tylko naruszenia niepowodujące żadnego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych nie wymagają zgłoszenia. Każde inne – nawet o znikomym znaczeniu – powinno być notyfikowane.
W teorii brzmi to logicznie, w praktyce jednak prowadzi do inflacji zgłoszeń. Ryzyko w RODO miało być narzędziem różnicującym reakcję administratora, a nie mechanizmem automatyzującym obowiązek zgłoszeniowy. Przyjęcie, że „niskie ryzyko = zgłoszenie”, oznacza de facto, że organ chce otrzymywać informacje o niemal wszystkich zdarzeniach.
To rodzi pytanie o sens takiego modelu. Zalewanie organu zgłoszeniami o marginalnym znaczeniu osłabia jego zdolność do reagowania na naruszenia rzeczywiście poważne. Z perspektywy systemowej jest to rozwiązanie wątpliwe, nawet jeśli motywowane chęcią maksymalnej ochrony osób fizycznych.
Szczególnie kontrowersyjne jest automatyczne przypisywanie wysokiego ryzyka naruszeniom obejmującym numer PESEL. Takie podejście abstrahuje od kontekstu, skali i realnych skutków zdarzenia, upraszczając analizę ryzyka do jednego parametru.
Czy naruszenie danych osobowych zawsze oznacza naruszenie RODO?
Na tle restrykcyjnych interpretacji pozytywnie należy ocenić jednoznaczne stanowisko UODO, że samo wystąpienie naruszenia ochrony danych osobowych nie oznacza automatycznie naruszenia przepisów RODO przez administratora. To rozróżnienie jest fundamentalne, a wciąż bywa ignorowane w debacie publicznej.
Organ słusznie podkreśla, że nawet przy najwyższym poziomie zabezpieczeń mogą wystąpić zdarzenia losowe, błędy ludzkie czy zaawansowane ataki, które nie świadczą o braku należytej staranności. To stanowisko chroni sens zgłoszeń naruszeń jako narzędzia zarządzania ryzykiem, a nie mechanizmu represyjnego.
Problem polega jednak na napięciu pomiędzy tym deklaratywnym podejściem a jednoczesnym rozszerzeniem definicji naruszenia. Administratorzy mogą odczuwać presję zgłaszania „na zapas”, nawet jeśli wiedzą, że nie zawinili – tylko po to, aby uniknąć zarzutu braku reakcji.
Zaufany odbiorca danych osobowych – kiedy ujawnienie danych nie wymaga zgłoszenia naruszenia
Doprecyzowanie pojęcia zaufanego odbiorcy należy uznać za jeden z bardziej konstruktywnych elementów nowego poradnika. UODO potwierdza, że nie każde niezamierzone ujawnienie danych musi automatycznie prowadzić do zgłoszenia naruszenia, jeżeli dane trafiły do podmiotu, który daje gwarancję właściwego postępowania.
Jednocześnie organ słusznie podkreśla, że status zaufanego odbiorcy nie jest cechą trwałą ani abstrakcyjną. Każdy przypadek musi być oceniany indywidualnie, a administrator nie może mechanicznie zakładać, że określony kontrahent „zawsze” wyklucza ryzyko. To podejście jest spójne z logiką RODO i zasługuje na aprobatę.
Rola inspektora ochrony danych a odpowiedzialność administratora
Nowy poradnik wyraźnie rozdziela role administratora i inspektora ochrony danych, co w praktyce ma ogromne znaczenie. UODO jasno wskazuje, że IOD nie jest „tarczą ochronną” administratora ani jego pełnomocnikiem procesowym. Nie zgłasza naruszeń, nie podpisuje pism i nie przejmuje odpowiedzialności.
Jednocześnie organ podkreśla, że IOD powinien być informowany o każdym naruszeniu niezwłocznie, aby mógł monitorować proces i doradzać administratorowi. Brakuje jednak konsekwentnego rozwinięcia tego wątku w kontekście relacji z podmiotami przetwarzającymi. W dobie dynamicznych zmian technologicznych brak jednoznacznego podkreślenia obowiązku ciągłej weryfikacji procesorów należy uznać za istotną lukę.
Potrzebujesz pomocy z naruszeniem ochrony danych?
Pamiętaj, że każde naruszenie ochrony danych powinno zostać ocenione, odpowiednio udokumentowane i w razie potrzeby zgłoszone. Jeżeli masz wątpliwości co do dalszych kroków, sprawdź, jak wygląda prawidłowa procedura – kliknij tutaj i skorzystaj z naszej pomocy.
Podsumowanie
Nowe podejście Prezesa UODO oznacza przesunięcie standardu odpowiedzialności administratorów danych. W praktyce oznacza to konieczność gruntownej rewizji procedur naruszeniowych, zmiany sposobu dokumentowania zdarzeń oraz przygotowania się na znacznie większą liczbę zgłoszeń.
Jednocześnie administratorzy muszą zachować krytyczne myślenie. Mechaniczne zgłaszanie wszystkiego „na wszelki wypadek” nie tylko generuje koszty i obciążenia organizacyjne, ale w dłuższej perspektywie może osłabić sens całego systemu ochrony danych. RODO opiera się na analizie ryzyka i rozliczalności, a nie na automatyzmie. Nowy poradnik UODO przesuwa tę równowagę w stronę maksymalnej ostrożności – pytanie, czy kosztem proporcjonalności, pozostaje otwarte.
