Czy sklep internetowy potrzebuje polityki prywatności? Tak. Z punktu widzenia RODO polityka prywatności w sklepie internetowym jest elementem realizacji obowiązku informacyjnego wobec klientów. Sklep internetowy przetwarza dane osobowe na wielu etapach, m.in. przy zakładaniu konta, realizacji zamówień, płatnościach, wysyłce, obsłudze reklamacji oraz działaniach marketingowych.
Polityka prywatności powinna jasno wskazywać, kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej, jak długo są przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Brak takiej informacji lub jej ogólnikowa forma oznacza naruszenie zasady przejrzystości.
Dodatkowo polityka prywatności ma znaczenie praktyczne i wizerunkowe. Jest jednym z podstawowych dokumentów, których oczekują użytkownicy oraz podmioty kontrolujące zgodność sklepu z przepisami. Jej brak to jeden z najczęstszych uchybień w e-commerce i jednocześnie łatwy do wykazania problem w razie kontroli.
Spis treści
Czy polityka prywatności jest obowiązkowa?
Nie, prawo nie nakłada wprost obowiązku posiadania dokumentu o nazwie „polityka prywatności” w każdym sklepie internetowym. Ale każdy sklep, który przetwarza dane osobowe klientów, musi spełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO.
Dotyczy to m.in. sytuacji takich jak:
- składanie zamówień,
- zakładanie konta klienta,
- zapis do newslettera,
- kontakt przez formularz.
Choć RODO nie wymaga konkretnej formy, najwygodniejszym i najbardziej przejrzystym rozwiązaniem jest właśnie polityka prywatności opublikowana na stronie internetowej sklepu.
Art. 12 RODO – jak przekazywać informacje?
Zgodnie z art. 12 RODO, administrator danych – w tym przypadku właściciel sklepu internetowego – jest zobowiązany do udzielania informacji w sposób zwięzły, przejrzysty, zrozumiały i łatwo dostępny. Treść powinna być napisana prostym językiem, unikając skomplikowanych sformułowań prawniczych.
Ma to szczególne znaczenie, gdy sklep jest skierowany również do nieletnich – wtedy przekaz powinien być dostosowany do poziomu odbiorcy. RODO dopuszcza różne formy przekazywania informacji: na piśmie, elektronicznie, a nawet ustnie (np. w rozmowie telefonicznej), o ile można potwierdzić tożsamość osoby.
Art. 12 reguluje też kwestie terminów – administrator powinien reagować na żądania osób fizycznych (np. o dostęp czy usunięcie danych) w ciągu miesiąca oraz zapewnić, że komunikacja z klientem w tym zakresie jest bezpłatna, chyba że żądania są ewidentnie bezzasadne lub nadmierne.
Art. 13 RODO – informacje, gdy dane pochodzą bezpośrednio od klienta
W sklepie internetowym najczęściej pozyskuje się dane bezpośrednio od klienta – np. podczas składania zamówienia, zakładania konta czy zapisu do newslettera.
W takim przypadku polityka prywatności powinna jasno określać m.in.:
- dane administratora i inspektora ochrony danych (jeśli został powołany),
- cele i podstawy prawne przetwarzania (np. realizacja umowy, zgoda na marketing),
- odbiorców danych (np. firmy kurierskie, dostawcy płatności),
- okres przechowywania danych lub kryteria jego ustalania,
- prawa klienta (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw),
- informacje o przekazywaniu danych poza EOG (jeśli dotyczy),
- obowiązek lub dobrowolność podania danych oraz konsekwencje ich niepodania,
- informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i profilowaniu (jeżeli ma miejsce).
Art. 14 RODO – informacje, gdy dane pochodzą z innych źródeł
Czasem sklep internetowy pozyskuje dane w inny sposób – np. poprzez integracje z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi, systemami afiliacyjnymi, hurtowniami dropshippingowymi czy narzędziami remarketingowymi.
W takich sytuacjach polityka prywatności musi dodatkowo zawierać m.in.:
- źródło pochodzenia danych,
- informację, czy pochodzą one ze źródeł publicznych,
- kategorie przetwarzanych danych,
- termin, w którym dane zostały pozyskane i w którym klient został poinformowany (maksymalnie 1 miesiąc od pozyskania).
Dlaczego warto ją mieć – nie tylko dla RODO
Wdrożenie czytelnej i zgodnej z prawem polityki prywatności w sklepie internetowym niesie ze sobą szereg praktycznych i prawnych korzyści.
Przede wszystkim zapewnia zgodność z RODO, co oznacza, że właściciel sklepu wypełnia obowiązek informacyjny i minimalizuje ryzyko nałożenia kar administracyjnych przez organ nadzorczy. Dokument ten jest także dowodem na to, że administrator stosuje zasadę przejrzystości i dba o prawa klientów.
Po drugie, buduje zaufanie klientów. W e-commerce relacja sprzedawca–klient w dużej mierze opiera się na wiarygodności – kupujący powierzają swoje dane osobowe, często także dane płatnicze. Jasne i rzetelne wyjaśnienie, co dzieje się z tymi informacjami, zwiększa poczucie bezpieczeństwa i może pozytywnie wpłynąć na decyzję o dokonaniu zakupu.
Kolejną zaletą jest zmniejszenie ryzyka sporów i skarg. Polityka prywatności jasno określa, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu i na jakiej podstawie. Dzięki temu w sytuacjach wątpliwych łatwiej jest wykazać, że działania sklepu były zgodne z prawem i zgodne z tym, co zostało zakomunikowane klientowi.
Wreszcie, dokument ten ułatwia obsługę żądań związanych z realizacją praw osób fizycznych – takich jak prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia czy przenoszenia. Pracownicy sklepu lub obsługa klienta mają jasno określone procedury, co skraca czas odpowiedzi i ogranicza ryzyko błędów.
Dobrze skonstruowana polityka prywatności powinna być łatwo dostępna – standardowo umieszcza się ją w stopce strony internetowej, ale warto również podlinkować ją w miejscach, w których klient przekazuje dane, np. w formularzu zamówienia, przy rejestracji konta czy zapisie do newslettera.
Jej treść powinna być aktualizowana na bieżąco – każda zmiana w sposobie przetwarzania danych (np. wprowadzenie nowego narzędzia analitycznego, zmiana dostawcy płatności, wdrożenie nowej formy marketingu) czy w przepisach prawa powinna skutkować przeglądem i ewentualną modyfikacją dokumentu. Warto również zapisać datę ostatniej aktualizacji, aby klienci wiedzieli, że informacje są aktualne.
Wniosek: każdy sklep internetowy, który przetwarza dane osobowe, powinien posiadać politykę prywatności – nawet jeśli nie wynika to bezpośrednio z nazwy dokumentu.
Co musi zawierać polityka prywatności sklepu internetowego?
Polityka prywatności powinna odpowiadać na konkretne pytania klienta.
Kto przetwarza jego dane?
Należy wskazać, kto jest administratorem danych osobowych (np. właściciel sklepu) oraz podać dane kontaktowe, a także dane inspektora ochrony danych, jeśli został powołany.
W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej?
Trzeba jasno określić, w jakim celu zbierane są dane (np. realizacja zamówień, marketing, obsługa konta) oraz na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane (np. wykonanie umowy, zgoda użytkownika).
Jakie dane są zbierane?
Wskazanie, jakie dane są zbierane (np. imię, nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu) i czy ich podanie jest obowiązkowe czy dobrowolne.
Komu dane są przekazywane?
Informacja, komu dane mogą być przekazywane (np. firmy kurierskie, biuro rachunkowe, dostawcy usług IT).
Jak długo dane są przechowywane?
Określenie, jak długo dane będą przechowywane lub według jakich kryteriów ten okres jest ustalany.
Jakie prawa przysługują użytkownikowi?
Opis praw osób, których dane dotyczą, m.in. prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
Jeśli dane są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, należy to wyraźnie wskazać.
Czy sklep stosuje profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji?
Jeśli takie działania mają miejsce, należy o tym poinformować.
Jakie zabezpieczenia stosuje administrator?
Ogólna informacja o stosowanych środkach technicznych i organizacyjnych chroniących dane osobowe.
W jaki sposób wykorzystywane są pliki cookies?
Zasady dotyczące wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii na stronie sklepu.
Jak można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych?
Wskazanie, jak użytkownik może skontaktować się w sprawie swoich danych.
Dokument powinien być napisany prostym językiem, zgodnym z RODO i UX – zrozumiałym nawet dla osób niezaznajomionych z prawem.
Jak zadbać o zgodność z przepisami i zaufanie klientów?
Sama polityka prywatności to tylko jeden z elementów zgodności z RODO. Sklep internetowy powinien również:
- prawidłowo zarządzać zgodami marketingowymi,
- mieć wdrożoną politykę cookies zgodną z ustawą Prawo Telekomunikacyjne,
- zawierać umowy powierzenia danych z podmiotami zewnętrznymi (np. hosting, CRM, kurier),
- stosować adekwatne środki bezpieczeństwa (certyfikat SSL to absolutne minimum).
Gotowe rozwiązania: pakiet RODO dla e-commerce
Wdrażając zgodność z RODO w sklepie internetowym, nie musisz wszystkiego robić samodzielnie. W Ratio-Go przygotowaliśmy praktyczny pakiet RODO dla e-commerce, który zawiera wszystkie niezbędne dokumenty, wzory i procedury – dopasowane do realiów sprzedaży internetowej.
Sprawdź:
Potrzebujesz pomocy w zgłoszeniu naruszenia ochrony danych osobowych? Napisz do nas pomożemy!
