Pakiet RODO dla prawnika

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty otrzymujesz elektronicznie i są przygotowane tak, aby można je było dopasować do realnego sposobu pracy kancelarii. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w edytowalnej wersji – możesz uzupełnić je o własne czynności, systemy, kategorie danych, odbiorców oraz okresy przechowywania.

Dokumenty w Word również są edytowalne i zawierają czytelne wskazówki oraz komentarze Inspektora Ochrony Danych: co wpisać, gdzie uważać i jak dobrać treści do Twojego modelu pracy (obieg akt, dostęp pracowników, współpraca z procesorami), żeby wdrożenie było możliwie proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO otrzymasz fakturę. Podczas składania zamówienia możesz podać NIP oraz pełne dane firmy (nazwa, adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Konsultacja jest prowadzona w uporządkowanym trybie. Po zakupie pakietu wysyłamy wiadomość e-mail z propozycją terminów spotkania. Jeśli żaden nie pasuje, zaproponujemy kolejne opcje dopasowane do Twojego kalendarza.

Po wyborze terminu w dniu konsultacji otrzymasz link do wideospotkania (Google). O ustalonej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na godzinną konsultację, podczas której omawiamy dokumentację i najważniejsze pytania związane z wdrożeniem RODO w kancelarii (np. upoważnienia, dostęp do akt, retencja, umowy powierzenia, naruszenia, procedury „na dzień pracy”). Żeby maksymalnie wykorzystać spotkanie, warto wcześniej przygotować listę pytań lub obszarów do doprecyzowania.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim z myślą o kancelariach jednoosobowych oraz małych zespołach. Będzie miał zastosowanie również wtedy, gdy masz pracowników lub stałych współpracowników (np. aplikantów, asystentów, zewnętrzne kadry/księgowość), o ile organizacja pozostaje niewielka, a procesy są typowe dla kancelarii.
Jeżeli masz rozbudowany zespół, kilka lokalizacji, wiele ról i uprawnień do danych, złożony obieg dokumentów (np. kancelaria „wielodziałowa”), intensywną współpracę z licznymi podmiotami zewnętrznymi albo przetwarzasz nietypowe kategorie danych w większej skali (np. sprawy medyczne, karne, rodzinne z szeroką dokumentacją), zwykle lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości – napisz lub zadzwoń, dobierzemy właściwą opcję.

Nie zawsze. Obowiązek wyznaczenia IOD wynika z art. 37 RODO i dotyczy sytuacji, gdy spełnione są ustawowe przesłanki – w praktyce przede wszystkim wtedy, gdy główna działalność wiąże się z:

• regularnym i systematycznym monitorowaniem osób na dużą skalę, albo
• przetwarzaniem na dużą skalę danych szczególnych kategorii.

W wielu kancelariach formalny obowiązek IOD nie występuje, ale warto to zweryfikować w odniesieniu do skali działalności i rodzaju prowadzonych spraw.

Jeżeli IOD jest wymagany, możesz skorzystać z naszej usługi IOD lub wyznaczyć osobę wewnątrz organizacji. W przypadku wariantu wewnętrznego kluczowe jest przygotowanie tej osoby do roli. W Ratio-Go mamy szkolenie IOD online / szkolenie IOD stacjonarne przygotowujące do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych, które daje uporządkowaną wiedzę, standardy działania i gotowość do samodzielnego wykonywania obowiązków Inspektora.

Tak. Kancelarie prawne muszą stosować RODO, jeżeli w ramach działalności przetwarzają dane osobowe – a w praktyce dzieje się to zawsze. Dotyczy to m.in. danych klientów, przeciwników procesowych, świadków, pełnomocników, danych kontaktowych, danych pracowników i współpracowników, rekrutacji, rozliczeń, korespondencji e-mail, materiałów dowodowych, a często także danych szczególnych kategorii (np. zdrowie, sytuacja rodzinna, dane karne w materiałach sprawy – zależnie od rodzaju spraw).
RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych w UE, a kancelaria jako administrator ma obowiązek wdrożyć adekwatne środki i zasady zgodności, w tym działać zgodnie z zasadą rozliczalności.
W zależności od sytuacji kancelaria może występować:

• jako administrator (np. dane pracowników, rekrutacja, rozliczenia, własny marketing, obsługa zapytań), albo
• jako podmiot przetwarzający w określonych układach współpracy (np. gdy działa na rzecz innego administratora w jasno ustalonym zakresie) – co wymaga prawidłowego uregulowania relacji, w tym umów powierzenia tam, gdzie jest to właściwe.

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla kancelarii może zostać przeprowadzone zdalnie. W większości kancelarii jest to rozwiązanie w pełni wystarczające, bo analizę procesów (obsługa klienta, prowadzenie spraw, archiwizacja), narzędzi (poczta, chmura, systemy do akt, komunikatory), przepływów danych oraz przygotowanie dokumentacji i procedur da się skutecznie zrealizować online.

Przed startem rekomendujemy jednak krótką rozmowę kwalifikującą, żeby ocenić specyfikę kancelarii (m.in. rodzaje spraw, sposób pracy na aktach, zakres współpracy z procesorami, stosowane systemy, obsługa sekretariatu/rejestracji, rozwiązania chmurowe) i potwierdzić, że całość można bezpiecznie przeprowadzić w formule zdalnej. Po takiej weryfikacji dostaniesz jasną rekomendację co do formy wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO dla kancelarii prawnej zamówisz w prosty sposób: telefonicznie, mailowo albo przez formularz na stronie. Po zgłoszeniu wracamy z odpowiedzią i prosimy o kluczowe informacje dotyczące Twojego modelu pracy (m.in. specjalizacje i rodzaje spraw, sposób pozyskiwania klientów i prowadzenia marketingu, obieg dokumentów i akt, wykorzystywane narzędzia – poczta, chmura, system do zarządzania sprawami/CRM, podpis elektroniczny, wideokonferencje – a także współpraca z podwykonawcami, np. księgowością, IT, tłumaczami, detektywem, biegłymi). Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do realiów kancelarii – tak, żeby dokumenty i procedury były praktyczne i dało się je wdrożyć bez nadmiaru papierologii.

Jeżeli prowadzisz jednoosobową kancelarię albo mały zespół, alternatywą może być gotowy pakiet dokumentacji RODO dostępny w naszym sklepie. Gdy nie masz pewności, co będzie lepsze, skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać rozwiązanie do skali i stylu pracy kancelarii.

Usługi Ratio-Go przy wdrożeniu RODO dla kancelarii prawnej realizujemy na terenie całej Polski – bez znaczenia, gdzie znajduje się siedziba kancelarii i gdzie obsługujesz klientów.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla kancelarii prawnej zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie masz pewności, czy w kancelarii potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz – Inspektor oceni, czy w Twoim modelu pracy taki dokument jest zasadny i faktycznie potrzebny (z uwzględnieniem skali, struktury zespołu, sposobu pracy na aktach i narzędzi IT).
Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz opierać się na przypadkowych wzorach ani samodzielnie weryfikować ich aktualności. Politykę możesz zamówić na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z przekazanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go możemy przeprowadzić kancelarię przez cały proces obsługi naruszenia: od analizy incydentu w trybie 1:1, przez ocenę obowiązków administratora (czy zgłaszać do PUODO i czy zawiadamiać osoby), po przygotowanie treści zgłoszenia i komunikatów do osób, których dane dotyczą. Pomagamy też prawidłowo policzyć termin 72 godzin, uporządkować dokumentację (protokół i rejestr naruszeń), a po zgłoszeniu – koordynować odpowiedzi na pytania organu oraz wskazać działania naprawcze ograniczające ryzyko powtórzenia zdarzenia.