Pakiet RODO dla podmiotów medycznych publicznych

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty otrzymujesz elektronicznie i są przygotowane tak, aby można je było dopasować do procesów jednostki. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w wersji edytowalnej – możesz uzupełnić czynności, systemy, kategorie danych, odbiorców oraz okresy przechowywania zgodnie z praktyką działania podmiotu.
Dokumenty w Word są również edytowalne i zawierają czytelne wskazówki oraz komentarze Inspektora Ochrony Danych: co wpisać, na co uważać i jak dobrać treści do konkretnego sposobu działania jednostki, żeby uzupełnianie dokumentacji było możliwie proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO otrzymasz fakturę. Podczas składania zamówienia możesz wpisać NIP oraz pełne dane nabywcy (nazwa, adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Klauzula informacyjna wraz szablonem ankiety oraz upoważnieniem dotyczącym uzyskiwania dostępu do dokumentacji medycznej oraz informacji o stanie zdrowia pacjenta i udzielonych świadczeniach zdrowotnych
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Konsultacja w zakresie pakietu przebiega w uporządkowany sposób. Po zakupie wysyłamy e-mail z propozycją dostępnych terminów spotkania. Jeśli żaden nie pasuje, przedstawiamy kolejne opcje tak, aby dopasować konsultację do kalendarza jednostki.
Po ustaleniu terminu, w dniu spotkania otrzymasz link do wideokonsultacji (Google). O umówionej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na godzinną konsultację, podczas której omawiamy dokumentację i najważniejsze pytania dotyczące wdrożenia w realiach publicznej placówki (np. EDM, upoważnienia, dostęp personelu, umowy powierzenia, retencja, naruszenia). Żeby maksymalnie wykorzystać czas, warto wcześniej przygotować listę pytań lub obszarów do doprecyzowania.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim z myślą o mniejszych organizacjach i typowych procesach. Może sprawdzić się również wtedy, gdy podmiot ma personel oraz stałych współpracowników, o ile struktura jest relatywnie prosta, a przetwarzanie danych przebiega w standardowy sposób (bez wielu lokalizacji, bez złożonych integracji i bez dużej liczby ról dostępowych).

Jeżeli podmiot działa w kilku lokalizacjach, ma rozbudowaną strukturę (oddziały/poradnie/zakłady), złożone procesy lub intensywnie korzysta z wielu systemów i podmiotów zewnętrznych (np. kilka systemów EDM, integracje, zewnętrzne call center, szeroki monitoring, dużo procesorów), zwykle lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości – napisz lub zadzwoń, dobierzemy właściwą opcję.

Tak, ponieważ jednostki publiczne co do zasady podlegają obowiązkowi wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych na podstawie art. 37 RODO (przesłanka „organ lub podmiot publiczny”). W ochronie zdrowia dodatkowo dochodzi jeszcze element przetwarzania danych o zdrowiu jako danych szczególnej kategorii, często w szerokiej skali i w ramach głównej działalności.

Jeżeli IOD jest wymagany lub chcesz wzmocnić system zgodności, możesz skorzystać z naszej usługi IOD albo wyznaczyć osobę z własnej struktury. Przy wariancie wewnętrznym kluczowe jest przygotowanie tej osoby do roli IOD – w praktyce najlepiej sprawdza się szkolenie ukierunkowane na zadania i standardy pracy Inspektora. W Ratio-Go mamy w ofercie szkolenie IOD online / szkolenie IOD stacjonarne przygotowujące do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych, które porządkuje obowiązki, standardy działania i daje gotowość do samodzielnego wykonywania zadań.

Tak. Publiczne podmioty medyczne muszą stosować RODO, ponieważ w ramach realizacji świadczeń i zadań publicznych przetwarzają dane osobowe – w tym dane szczególnych kategorii (dane o zdrowiu). W praktyce dotyczy to m.in. danych pacjentów, dokumentacji medycznej/EDM, rejestracji, rozliczeń, danych personelu, rekrutacji, współpracy z kontrahentami, a także procesów związanych z bezpieczeństwem (np. monitoring – jeśli jest stosowany).
RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w ramach działalności prowadzonej w UE, a administrator ma obowiązek wdrożyć adekwatne środki i zasady zgodności, w szczególności w oparciu o zasadę rozliczalności.
W zależności od konkretnej sytuacji podmiot może występować:

• jako administrator (np. dane pacjentów, personelu, rekrutacja, rozliczenia, organizacja udzielania świadczeń), albo
• jako podmiot przetwarzający w określonych, szczególnych układach współpracy (np. gdy realizuje czynności na danych innego administratora w jasno zdefiniowanym zakresie) – co wymaga prawidłowego uregulowania relacji, w tym umów i ról.

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla publicznej placówki medycznej może zostać zrealizowane online. W wielu przypadkach jest to w pełni skuteczne, ponieważ analizę procesów, przepływów danych, systemów (w tym EDM), umów, ról i uprawnień oraz przygotowanie dokumentacji i procedur można przeprowadzić zdalnie.
Rekomendujemy jednak krótki kontakt konsultacyjny przed startem, aby ocenić specyfikę jednostki (m.in. struktura, lokalizacje, wykorzystywane systemy, liczba osób z dostępem do danych, współpraca z podmiotami zewnętrznymi, monitoring) i potwierdzić, że całość da się bezpiecznie i kompleksowo zrealizować w formule zdalnej. Po tej weryfikacji przekazujemy jasną rekomendację co do formy wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Zlecenie indywidualnego wdrożenia RODO w publicznym podmiocie leczniczym jest proste: wystarczy kontakt telefoniczny, e-mail albo formularz na stronie. Po otrzymaniu wiadomości wracamy z odpowiedzią i zbieramy informacje, które w sektorze publicznej ochrony zdrowia mają znaczenie dla zgodności (m.in. struktura organizacyjna, zakres świadczeń, liczba komórek organizacyjnych i lokalizacji, systemy do EDM, e-rejestracja i call center, obieg dokumentacji, upoważnienia i role, integracje z dostawcami IT, współpraca z laboratoriami i innymi podmiotami, monitoring, archiwizacja, podwykonawcy i umowy). Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do faktycznych procesów – tak, żeby wdrożenie było użyteczne operacyjnie i „rozliczalne” w razie kontroli.

Jeżeli mowa o niewielkiej jednostce organizacyjnej (np. mała przychodnia w strukturze JST albo podmiot z ograniczonym zakresem procesów), alternatywą może być gotowy pakiet dokumentacji RODO dostępny w naszym sklepie. Jeżeli nie masz pewności, które rozwiązanie będzie właściwe, skontaktuj się – pomożemy dobrać opcję do skali i modelu działania podmiotu.

Zasięg usług Ratio-Go obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba podmiotu i gdzie faktycznie realizowane są świadczenia.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla publicznego podmiotu medycznego zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie masz pewności, czy w jednostce potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz – Inspektor oceni, czy w Twoim przypadku taki dokument jest uzasadniony i faktycznie potrzebny (z uwzględnieniem skali, struktury, liczby ról i miejsc przetwarzania).

Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz opierać się na przypadkowych wzorach ani samodzielnie oceniać ich aktualności. Politykę możesz zamówić na naszej stronie internetowej i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go możemy przeprowadzić podmiot przez cały proces obsługi naruszenia: od analizy incydentu 1:1, przez ocenę obowiązków administratora (czy zgłaszać do PUODO i czy zawiadamiać osoby), aż po przygotowanie treści zgłoszenia oraz komunikatów dla osób, których dane dotyczą. Pomagamy również prawidłowo policzyć termin 72 godzin, uporządkować dokumentację (protokół i rejestr naruszeń), a po zgłoszeniu – koordynować odpowiedzi na pytania organu i wskazać działania naprawcze ograniczające ryzyko powtórzenia incydentu.