Pakiet RODO dla podmiotów medycznych prywatnych

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty otrzymujesz elektronicznie i są przygotowane tak, aby dało się je dopasować do realnej pracy gabinetu/placówki. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w wersji edytowalnej (możesz uzupełnić czynności, systemy, role, kategorie danych, odbiorców i okresy przechowywania).

Dokumenty w Word również są edytowalne i zawierają praktyczne wskazówki Inspektora: co wpisać, gdzie uważać oraz jak dopasować treść do modelu rejestracji, EDM, pracy personelu i współpracy z podmiotami zewnętrznymi – tak, aby wdrożenie było proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO otrzymasz fakturę. W trakcie składania zamówienia wpisujesz NIP oraz dane działalności (nazwa, adres), aby dokument został wystawiony poprawnie.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Klauzula informacyjna wraz szablonem ankiety oraz upoważnieniem dotyczącym uzyskiwania dostępu do dokumentacji medycznej oraz informacji o stanie zdrowia pacjenta i udzielonych świadczeniach zdrowotnych
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Po zakupie pakietu wysyłamy e-mail z propozycją terminów spotkania. Jeżeli żaden nie pasuje, przedstawimy kolejne opcje dopasowane do Twojego grafiku.
W dniu konsultacji otrzymujesz link do wideospotkania (Google). Podczas godzinnej rozmowy Inspektor omawia dokumentację i odpowiada na pytania związane z wdrożeniem w realiach gabinetu/placówki (np. rejestracja pacjentów, EDM, dostęp personelu, upoważnienia, retencja, umowy z IT/lab). Żeby maksymalnie wykorzystać czas, warto wcześniej spisać pytania lub obszary, które chcesz doprecyzować.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak – pakiet jest zaprojektowany przede wszystkim dla praktyk indywidualnych i małych prywatnych podmiotów leczniczych. Będzie odpowiedni także wtedy, gdy masz pracowników, współpracowników (np. lekarzy na kontraktach, higienistki, rejestrację) albo korzystasz ze stałych usług podmiotów zewnętrznych (np. IT, laboratorium, obsługa księgowa) – o ile organizacja jest niewielka, a procesy są typowe.

Jeżeli masz większy zespół, kilka lokalizacji, rozbudowaną infrastrukturę IT, nietypowe procesy (np. telemedycyna na większą skalę, rozbudowane integracje, wiele systemów i uprawnień, intensywny marketing, duży wolumen pacjentów), zwykle lepszym wyborem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości – skontaktuj się, ocenimy to po krótkiej rozmowie.

Nie zawsze, jednak często podczas audytu wychodzi konieczność powołania takiej osoby wewnątrz organizacji lub w formie outsourcingu.  Obowiązek wyznaczenia IOD wynika z art. 37 RODO i najczęściej pojawia się wtedy, gdy główna działalność wiąże się z przetwarzaniem na dużą skalę danych szczególnych kategorii (w ochronie zdrowia to kluczowy punkt oceny) albo z regularnym i systematycznym monitorowaniem osób na dużą skalę.

W części prywatnych gabinetów formalny obowiązek może nie wystąpić, ale warto to sprawdzić na tle Twojej skali działania i organizacji pracy. Jeżeli IOD jest wymagany albo chcesz wzmocnić system zgodności, możesz skorzystać z naszej usługi IOD lub wyznaczyć osobę wewnątrz organizacji – wówczas kluczowe jest przygotowanie tej osoby do roli i obowiązków. W Ratio-Go mamy również szkolenie IOD online / szkolenie IOD stacjonarne przygotowujące do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych.

Tak – podmioty lecznicze oraz praktyki zawodowe muszą stosować RODO, ponieważ w ramach działalności przetwarzają dane osobowe, w tym dane szczególnych kategorii (dane o zdrowiu). W praktyce dotyczy to m.in. danych pacjentów, dokumentacji medycznej/EDM, rejestracji wizyt, rozliczeń, komunikacji z pacjentem (SMS/e-mail), danych personelu, rekrutacji czy monitoringu (jeśli jest stosowany).

RODO wymaga wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych oraz działania w oparciu o zasadę rozliczalności. Dodatkowo, w ochronie zdrowia „zgodność” to nie tylko formalności – to zasady dostępu, upoważnienia, retencja i kontrola tego, kto i po co widzi dane pacjenta.

Tak. Wdrożenie RODO dla prywatnej placówki medycznej może być przeprowadzone zdalnie – w wielu przypadkach to w pełni wystarczające podejście, bo analizę procesów, systemów (np. EDM), ról i uprawnień, umów z dostawcami oraz przygotowanie dokumentacji da się bezpiecznie zrobić online.
Przed startem rekomendujemy krótką konsultację kwalifikującą, żeby ocenić specyfikę działalności (m.in. zakres świadczeń, narzędzia IT, sposób rejestracji, współpraca z podmiotami zewnętrznymi, monitoring, marketing). Po tej weryfikacji dostajesz jasną informację, czy wdrożenie w 100% zdalne będzie właściwe, czy warto uwzględnić elementy on-site.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO w prywatnym gabinecie lub placówce medycznej zlecisz prosto: telefonicznie, mailowo albo przez formularz na stronie. Po kontakcie wracamy z krótką listą pytań, które pozwalają nam zrozumieć model pracy i ryzyka (np. rodzaj świadczeń, kanały rejestracji pacjentów, system do EDM, e-rejestracja, e-mail/SMS, monitoring, współpraca z laboratoriami, dostawcami oprogramowania, księgowością, podwykonawcami i personelem). Na tej podstawie przygotowujemy ofertę „szytą” pod procesy medyczne – tak, żeby dokumentacja nie była sztuką dla sztuki, tylko porządkowała przetwarzanie danych pacjentów.

Jeżeli prowadzisz praktykę indywidualną lub niewielki gabinet, alternatywą może być gotowy pakiet dokumentacji RODO dostępny w naszym sklepie. Gdy nie masz pewności, co wybrać, napisz lub zadzwoń – pomożemy dobrać rozwiązanie do skali placówki i tego, jak faktycznie pracujesz.

Zasięg usług Ratio-Go obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba gabinetu/placówki i gdzie udzielane są świadczenia.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla prywatnego podmiotu medycznego zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie masz pewności, czy w Twoim gabinecie/placówce potrzebna jest Polityka Ochrony Danych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz – Inspektor oceni, czy w Twoich realiach taki dokument jest konieczny i sensowny organizacyjnie (zwłaszcza przy pracy na danych o zdrowiu, wielu rolach i dostępie personelu).
Jeśli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz opierać się na przypadkowych wzorach. Politykę możesz zamówić na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z przekazanymi wskazówkami – tak, aby była spójna z tym, jak faktycznie działa placówka i jak zabezpieczane są dane pacjentów.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go możemy przeprowadzić placówkę przez cały proces obsługi incydentu: od wstępnej kwalifikacji zdarzenia, przez ocenę obowiązków administratora (zgłoszenie do PUODO i ewentualne zawiadomienie pacjentów), aż po przygotowanie treści zgłoszenia i kompletnej dokumentacji. Pomagamy też prawidłowo policzyć termin 72 godzin, uzupełnić protokół i rejestr naruszeń oraz – jeśli organ dopytuje – uporządkować odpowiedzi i wskazać działania naprawcze, które zmniejszają ryzyko powtórki.