Pakiet RODO dla firm handlowych

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty otrzymujesz w formie elektronicznej i są przygotowane tak, aby można je było dostosować do procesów w firmie handlowej. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w pełni edytowalnej wersji – możesz uzupełnić je o swoje procesy, systemy, odbiorców, kategorie danych oraz okresy przechowywania.

Dokumenty w Word są również edytowalne, a dodatkowo zawierają praktyczne wskazówki Inspektora Ochrony Danych. Podpowiadają one, jak uzupełnić dokumentację i dopasować ją do Twojego modelu sprzedaży i organizacji pracy.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO wystawiamy fakturę. Podczas składania zamówienia możesz podać NIP oraz pełne dane firmy (nazwa i adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo na Twoją działalność.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Po zakupie pakietu wysyłamy wiadomość e-mail z propozycją terminów konsultacji. Jeżeli terminy nie będą pasowały, przedstawimy kolejne możliwości, aby spotkanie dało się dopasować do Twojej dostępności.

W dniu konsultacji otrzymasz link do spotkania online na platformie Google. O umówionej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na godzinną konsultację – omawiamy dokumentację, sposób jej uzupełnienia i wdrożenia oraz odpowiadamy na pytania związane z praktyką firmy handlowej. Dla lepszego wykorzystania czasu warto wcześniej przygotować listę tematów do omówienia.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest kierowany przede wszystkim do JDG oraz małych firm handlowych. Sprawdzi się także wtedy, gdy masz pracowników lub stałych współpracowników, o ile struktura organizacji jest niewielka, a procesy przetwarzania danych są typowe (zamówienia, faktury, kontakt z klientem/kontrahentem, wysyłki).

Jeżeli działasz na większą skalę, masz kilka punktów sprzedaży lub magazynów, rozbudowany dział handlowy, wiele narzędzi i integracji, intensywną sprzedaż telefoniczną/terenową albo szeroką współpracę z podwykonawcami, zwykle lepszym rozwiązaniem jest wdrożenie indywidualne. Jeśli nie wiesz, co wybrać – napisz lub zadzwoń, doradzimy.

Nie zawsze. Obowiązek powołania IOD wynika z art. 37 RODO i dotyczy określonych sytuacji, np. gdy główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę lub na przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii.

W większości firm handlowych formalny obowiązek IOD nie powstaje, ale warto to ocenić w zależności od skali działalności, narzędzi i charakteru przetwarzania. Jeżeli IOD jest wymagany lub chcesz uporządkować nadzór nad RODO, możesz skorzystać z naszej usługi IOD albo wyznaczyć niezależną osobę wewnątrz firmy. Przy wariancie wewnętrznym rekomendowane jest przygotowanie do tej roli – w Ratio-Go oferujemy szkolenie IOD online / szkolenie IOD stacjonarne.

Tak, firma handlowa musi wdrożyć RODO, jeżeli przetwarza dane osobowe – a w praktyce dzieje się to zawsze. Dotyczy to m.in. danych klientów i osób kontaktowych po stronie kontrahentów (B2B), danych do realizacji zamówień i dostaw, danych do fakturowania, obsługi reklamacji oraz komunikacji handlowej. Dane te są przetwarzane w systemach sprzedażowych, e-mailach, telefonii, CRM lub ERP.

RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych w UE, a administrator danych musi wdrożyć zasady zgodności, środki bezpieczeństwa oraz zapewnić rozliczalność. W praktyce ważne jest też właściwe ułożenie relacji z podmiotami przetwarzającymi (np. hosting, dostawcy systemów, firmy kurierskie, zewnętrzna księgowość/IT).

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla firmy handlowej może zostać przeprowadzone online. W wielu przypadkach jest to rozwiązanie w pełni skuteczne, ponieważ analizę procesów (sprzedaż, dostawy, fakturowanie, CRM), narzędzi oraz przygotowanie dokumentacji i procedur można zrealizować zdalnie.

Rekomendujemy jednak krótki kontakt konsultacyjny na początku, abyśmy mogli ocenić specyfikę Twojej firmy (np. model sprzedaży, dostęp pracowników do danych, systemy ERP/CRM, monitoring, współpraca z logistyką i IT) i potwierdzić, że cały proces da się bezpiecznie i kompletnie przeprowadzić online. Po tej weryfikacji wskażemy rekomendowaną formę wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO w firmie handlowej możesz zamówić, kontaktując się z nami telefonicznie, e-mailowo lub przez formularz na stronie. Po otrzymaniu zgłoszenia wracamy z odpowiedzią i prosimy o podstawowe informacje o Twojej działalności – m.in. czy sprzedajesz B2B czy B2C, jak wygląda obsługa zamówień i reklamacji, jakie systemy wykorzystujesz (ERP, CRM, program magazynowy), w jaki sposób prowadzisz sprzedaż (stacjonarnie, telefonicznie, terenowo), a także z jakimi podwykonawcami współpracujesz (kurierzy, magazyn zewnętrzny, IT, księgowość). Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do realnych procesów firmy.

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność lub niewielką firmę handlową, możesz też skorzystać z gotowego pakietu RODO dostępnego w naszym sklepie. W razie wątpliwości, które rozwiązanie będzie właściwe, skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać odpowiednią opcję.

Świadczymy usługi wdrożenia RODO na terenie całej Polski – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba firmy i gdzie prowadzisz sprzedaż.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla firmy handlowej zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie masz pewności, czy w Twojej firmie handlowej potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz. Inspektor oceni, czy taki dokument jest potrzebny, biorąc pod uwagę organizację sprzedaży, dostęp do danych, systemy oraz podwykonawców.

Jeśli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz opierać się na przypadkowych wzorach. Politykę możesz kupić na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go prowadzimy firmę przez obsługę naruszenia – od analizy incydentu i oceny obowiązków, przez przygotowanie zgłoszenia do PUODO i wsparcie przy jego złożeniu, aż po uporządkowanie dokumentacji (protokół i rejestr naruszeń). Pomagamy też ustalić, czy trzeba zawiadomić osoby, których dane dotyczą, pilnujemy prawidłowego liczenia terminu 72 godzin oraz wskazujemy działania naprawcze ograniczające ryzyko powtórki.