Pakiet RODO dla e-commerce

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty otrzymujesz w formie elektronicznej i możesz je dostosować do swojego sklepu. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w pełni edytowalnym formacie, dzięki czemu uzupełnisz je o konkretne procesy (zamówienia, płatności, wysyłki, zwroty), systemy, kategorie danych, odbiorców oraz okresy przechowywania.

Dokumenty w Word również są edytowalne, a dodatkowo zawierają wskazówki i komentarze Inspektora Ochrony Danych. Podpowiadają, jak uzupełnić dokumentację i jak dopasować ją do praktyki e-commerce, aby wdrożenie było możliwie proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO wystawiamy fakturę. Podczas składania zamówienia możesz podać NIP oraz pełne dane firmy (nazwa i adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo na Twoją działalność.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Po zakupie pakietu wysyłamy wiadomość e-mail z propozycją terminów konsultacji. Jeśli zaproponowane terminy nie będą pasowały, przedstawimy kolejne, aby spotkanie dopasować do Twojej dostępności.

W dniu konsultacji otrzymasz link do spotkania online w Google. O umówionej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na około godzinę – omawiamy dokumentację, sposób jej uzupełnienia oraz najważniejsze pytania związane z wdrożeniem w sklepie internetowym. Dla sprawniejszego przebiegu spotkania warto wcześniej spisać kwestie do omówienia (np. polityka prywatności/cookies, newsletter, integracje, podmioty przetwarzające).

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przeznaczony przede wszystkim dla jednoosobowych działalności oraz małych sklepów internetowych. Będzie odpowiedni również wtedy, gdy masz pracowników lub stałych współpracowników, o ile działalność nie jest rozbudowana ponad standard (typowa sprzedaż online, standardowe integracje, proste procesy obsługi klienta).

Jeśli masz większy zespół, kilka sklepów/brandów, rozbudowane kampanie marketingowe, wiele narzędzi i integracji, sprzedaż międzynarodową lub bardziej złożoną logistykę (np. fulfillment, magazyny zewnętrzne), zwykle lepszym wyborem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości – napisz lub zadzwoń, doradzimy.

Nie zawsze. Obowiązek powołania IOD wynika z art. 37 RODO i dotyczy szczególnych sytuacji, np. gdy główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę (np. zaawansowane profilowanie) albo na przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii.

Dla wielu małych i średnich sklepów formalny obowiązek IOD nie powstaje, ale warto to ocenić w zależności od skali marketingu, rodzaju narzędzi i liczby klientów. Jeżeli IOD jest potrzebny lub chcesz uporządkować nadzór nad zgodnością, możesz skorzystać z naszej usługi IOD albo wyznaczyć niezależną osobę wewnątrz firmy. Przy wariancie wewnętrznym warto przygotować tę osobę do roli – w Ratio-Go oferujemy szkolenie IOD stacjonarne / szkolenie IOD online.

Tak, sklepy internetowe muszą stosować RODO, ponieważ przetwarzają dane osobowe klientów i użytkowników. Dotyczy to m.in. danych do realizacji zamówień (dostawa, płatność), obsługi zwrotów i reklamacji, komunikacji z klientem, prowadzenia konta klienta, wystawiania dokumentów sprzedaży, a często także działań marketingowych (newsletter, kampanie, remarketing) i analityki na stronie.

RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych w UE, a administrator danych ma obowiązek wdrożyć zasady zgodności, środki bezpieczeństwa i wykazać rozliczalność. W e-commerce istotne jest też prawidłowe ułożenie relacji z podmiotami przetwarzającymi (np. hosting, operator płatności, firmy kurierskie, narzędzia marketingowe).

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla sklepu internetowego może zostać zrealizowane online. W większości przypadków jest to w pełni wystarczające, ponieważ analizę procesów (zamówienia, płatności, wysyłki, zwroty), narzędzi oraz przygotowanie dokumentacji i procedur da się przeprowadzić zdalnie.

Zalecamy jednak krótki kontakt konsultacyjny na początku, aby zweryfikować specyfikę Twojego e-commerce (platforma sklepu, integracje, marketing i analityka, podwykonawcy, transfery danych poza EOG) i potwierdzić, że cały proces można bezpiecznie domknąć online. Po tej weryfikacji przedstawimy rekomendowaną formę wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO dla sklepu internetowego możesz zamówić, kontaktując się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz na stronie. Po zgłoszeniu wracamy z odpowiedzią i prosimy o krótkie informacje o Twoim e-commerce – m.in. na jakiej platformie działa sklep, jakie integracje są wykorzystywane (płatności, kurierzy, magazyn, fakturowanie), czy jest konto klienta, jak wygląda obsługa zwrotów i reklamacji, jakie narzędzia marketingowe stosujesz (newsletter, piksele, remarketing) oraz czy korzystasz z fulfillmentu lub podwykonawców.

Na tej podstawie przygotujemy ofertę dopasowaną do Twoich procesów. Jeżeli prowadzisz JDG lub mały sklep z prostą strukturą, możesz też skorzystać z gotowego pakietu RODO dostępnego w sklepie. Jeśli nie wiesz, co wybrać – skontaktuj się z nami, pomożemy dobrać właściwe rozwiązanie.

Zasięg naszych usług obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba firmy. W e-commerce kluczowe są procesy i narzędzia, dlatego wdrożenie można skutecznie przeprowadzić także przy sprzedaży ogólnopolskiej lub międzynarodowej.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla e-commerce zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeśli masz wątpliwości, czy w Twojej firmie potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami – telefonicznie, mailowo lub przez formularz. Inspektor oceni, czy taki dokument jest zasadny w Twoim przypadku, biorąc pod uwagę organizację pracy, dostęp do danych, narzędzia oraz liczbę osób przetwarzających dane.

Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz szukać gotowych wzorów ani zastanawiać się, czy będą pasować do e-commerce. Politykę możesz kupić na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia prowadzimy firmę przez obsługę naruszenia – od analizy zdarzenia i oceny obowiązków, przez przygotowanie zgłoszenia do PUODO i wsparcie przy jego złożeniu, aż po uporządkowanie dokumentacji (protokół oraz rejestr naruszeń). Pomagamy też ocenić, czy trzeba poinformować osoby, których dane dotyczą, prawidłowo policzyć termin 72 godzin oraz wdrożyć działania naprawcze, które ograniczą ryzyko podobnych incydentów w przyszłości.