Pakiet RODO dla biura rachunkowego
599,00 zł (486,99 zł netto)
Najniższa cena z 30 dni: 599,00 zł.
Kupując nasz pakiet dokumentacji masz gwarancję, że poradzisz sobie z wprowadzeniem RODO do firmy samodzielnie.
Dokumentacja RODO dla biura rachunkowego
Zapewnij zgodność swojego biura rachunkowego z RODO i zminimalizuj ryzyko naruszeń – pakiet dokumentacji został przygotowany z myślą o księgowych i biurach rachunkowych, które codziennie operują danymi klientów o szczególnym znaczeniu prawnym i biznesowym.
Biuro rachunkowe przetwarza nie tylko dane identyfikacyjne, ale również informacje finansowe, podatkowe i kadrowe – w tym numery PESEL, dane o wynagrodzeniach, umowach pracowniczych, a niekiedy także dane szczególnej kategorii (np. dotyczące zdrowia w dokumentacji ZUS). Z perspektywy RODO pełnisz podwójną rolę: jesteś administratorem danych swoich pracowników i jednocześnie procesorem danych powierzonych przez klientów (art. 28 RODO). Brak odpowiednich umów powierzenia, polityk bezpieczeństwa i rejestrów czynności może naruszać zasadę rozliczalności (art. 5 i 24 RODO) i narażać Twoje biuro na dotkliwe konsekwencje finansowe i wizerunkowe.
Pakiet RODO dla biur rachunkowych obejmuje komplet dokumentów odpowiadających realiom pracy księgowych – rejestr czynności, wzory umów powierzenia, polityki prywatności, klauzule informacyjne i upoważnienia – wraz ze szczegółowymi instrukcjami wdrożenia oraz konsultacją prawną. Dzięki temu uporządkujesz procesy związane z obsługą danych, przygotujesz się na ewentualną kontrolę UODO i pokażesz klientom, że powierzając Ci swoje informacje finansowe i kadrowe, mogą liczyć na pełne bezpieczeństwo i profesjonalizm.
Masz pytania? Zawsze możesz je skonsultować z naszym prawnikiem na darmowej konsultacji online, którą otrzymujesz w cenie pakietu.
Instrukcja? Dostaniesz ją przy zakupie pakietu. Dokumenty otrzymasz od razu po zaksięgowaniu płatności.
Pakiet RODO dla biura rachunkowego to:
- Rejestr czynności przetwarzania
- Analiza ryzyka
- Polityka prywatności
- Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
- Klauzula informacyjna – rekrutacja
- Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
- Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
- Zgoda na wykorzystanie wizerunku
- Umowa powierzenia przetwarzania danych
- Ankieta dla podmiotu przetwarzającego
- Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
- Wykaz procesorów
- Protokół naruszenia ochrony danych
- Rejestr naruszeń ochrony danych
- Klauzula informacyjna: monitoring
- Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
- Rejestr kategorii czynności przetwarzania
- Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
- Checklisty oraz materiały pomocnicze
Dodatkowo otrzymasz:
- 1h konsultacji z prawnikiem gratis!
- Ebook - Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
- Instrukcję postępowania w przypadku kontroli UODO
- Instrukcję korzystania z dokumentacji
Pakiet RODO dla biura rachunkowego jest dla Ciebie, jeśli:
prowadzisz biuro rachunkowe i na co dzień przetwarzasz dane osobowe klientów, ich pracowników oraz kontrahentów,
obsługujesz faktury, księgi rachunkowe, dokumenty kadrowo-płacowe oraz rozliczenia podatkowe, które zawierają wrażliwe informacje,
działasz jako podmiot przetwarzający dane na podstawie umów powierzenia z klientami i musisz spełniać obowiązki wynikające z art. 28 RODO,
chcesz mieć pewność, że wszystkie procesy księgowe i kadrowe są zgodne z RODO, co minimalizuje ryzyko kar i buduje profesjonalny wizerunek Twojego biura.
Sprawdź opinie naszych klientów
Dokumentacja RODO dla biura rachunkowego
Wdrożenie RODO dla biura rachunkowego
Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym to absolutna konieczność, ponieważ księgowi przetwarzają jedne z najbardziej wrażliwych i newralgicznych danych osobowych. Dokumentacja finansowa i kadrowa klientów zawiera nie tylko informacje identyfikacyjne, ale też dane o wynagrodzeniach, stanie zdrowia pracowników (np. w dokumentach ZUS) czy szczegóły kontraktów biznesowych. To obszary, które wymagają najwyższego poziomu ochrony i udokumentowanej zgodności z przepisami.
W praktyce biuro rachunkowe przetwarza:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe przedsiębiorców oraz osób fizycznych,
- dane finansowe i majątkowe – przychody, koszty, numery kont, zobowiązania podatkowe,
- dane kadrowo-płacowe pracowników klientów – listy płac, umowy, składki ZUS,
- dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) – np. informacje zdrowotne związane ze zwolnieniami lekarskimi czy świadczeniami,
- dokumenty kontraktowe i sprawozdawcze, często zawierające informacje poufne dla całej firmy.
Z perspektywy prawnej biuro rachunkowe działa zwykle jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), ale wobec własnych pracowników i współpracowników jest także administratorem. To wymaga stosowania podwójnego zestawu procedur i dokumentacji.
Do najczęstszych naruszeń należą:
- brak lub nieprawidłowe umowy powierzenia z klientami,
- przesyłanie plików księgowych zwykłą pocztą elektroniczną, bez szyfrowania,
- brak ustalonego okresu retencji dokumentów finansowych i kadrowych,
- brak zabezpieczeń w pracy zdalnej i korzystaniu z systemów księgowych w chmurze,
- nieuwzględnienie zasady minimalizacji danych (art. 5 RODO) w procesach księgowych.
RODO w księgowości jest narzędziem, które chroni biuro i jego klientów. Przejrzyste procedury, bezpieczna komunikacja i jasne zasady przechowywania dokumentów zwiększają zaufanie przedsiębiorców i pokazują profesjonalizm biura rachunkowego. Wdrożenie RODO w tej branży to jednocześnie element bezpieczeństwa prawnego i przewagi konkurencyjnej.
Ryzyko braku wdrożenia RODO dla biura rachunkowego
Ryzyko braku wdrożenia RODO w biurze rachunkowym to:
- Możliwość nałożenia kary do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu – zgodnie z art. 83 RODO. W sektorze rachunkowym, gdzie marże są niskie, taka kara oznacza praktyczny koniec działalności.
- UODO prowadzi kontrole w biurach rachunkowych i kadrowych, ponieważ gromadzą one jedne z najbardziej wrażliwych danych – od list płac, przez dane finansowe firm, po dokumentację medyczną pracowników (zwolnienia, niepełnosprawność).
- Naruszenie zasad przetwarzania danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO) – np. przechowywanie dokumentów z danymi zdrowotnymi bez podstawy prawnej lub bez określonego okresu retencji.
- Brak umów powierzenia (art. 28 RODO) – biuro rachunkowe, jako procesor, odpowiada za dane swoich klientów. Brak formalnej umowy oznacza współodpowiedzialność w razie incydentu.
- Utrata reputacji i klientów – wyciek danych finansowych lub płacowych największego klienta może oznaczać nie tylko karę administracyjną, ale i procesy cywilne, roszczenia odszkodowawcze i natychmiastowe rozwiązanie umowy.
Najczęściej zadawane pytania
Dokumenty przekazujemy w wersji elektronicznej, tak aby można było je swobodnie uzupełniać i dostosować do sposobu działania agencji. Rejestry i zestawienia otrzymujesz w Excelu w pełni edytowalnym formacie, co pozwala wprowadzić własne czynności, systemy, odbiorców, okresy przechowywania i kategorie danych.
Dokumenty w Word są również edytowalne, a dodatkowo zawierają praktyczne dopiski i wskazówki Inspektora Ochrony Danych, które ułatwiają uzupełnienie dokumentacji i dopasowanie jej do konkretnych procesów w agencji ubezpieczeniowej.
Tak. Po zakupie pakietu wystawiamy fakturę. W trakcie składania zamówienia możesz uzupełnić NIP oraz pełne dane firmy (nazwa i adres), aby dokument sprzedaży został wystawiony prawidłowo.
- Rejestr czynności przetwarzania
- Analiza ryzyka
- Polityka prywatności
- Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
- Klauzula informacyjna – rekrutacja
- Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
- Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
- Zgoda na wykorzystanie wizerunku
- Umowa powierzenia przetwarzania danych
- Ankieta dla podmiotu przetwarzającego
- Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
- Wykaz procesorów
- Protokół naruszenia ochrony danych
- Rejestr naruszeń ochrony danych
- Klauzula informacyjna: monitoring
- Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
- Rejestr kategorii czynności przetwarzania
- Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
- Checklisty oraz materiały pomocnicze
- Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
- Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
- Instrukcja korzystania z dokumentacji
Konsultacja dotycząca pakietu RODO odbywa się według jasnego schematu. Po zakupie pakietu przesyłamy e-mail z propozycją dostępnych terminów spotkania. Jeżeli żaden termin nie będzie odpowiedni, zaproponujemy kolejne, aby dopasować konsultację do Twojej dostępności.
Po wyborze terminu, w dniu spotkania otrzymasz link do wideokonsultacji w Google. O ustalonej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na godzinę – omawiamy dokumenty, sposób ich uzupełnienia i wdrożenia oraz odpowiadamy na pytania związane z praktyką biura rachunkowego. Dla efektywności warto przygotować wcześniej listę tematów do omówienia.
Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.
Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim dla jednoosobowych działalności i małych biur rachunkowych. Sprawdzi się również w firmie z pracownikami lub stałymi współpracownikami, o ile struktura jest niewielka, a przetwarzanie danych przebiega w typowym modelu (obsługa klientów, kadry/płace, rozliczenia, kontakt z urzędami).
Jeżeli masz rozbudowany zespół, wiele lokalizacji, dużą liczbę klientów, złożony podział ról, liczne narzędzia i integracje albo mocno rozproszone przetwarzanie danych (np. szeroka praca zdalna, kilku podwykonawców), zwykle lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości możesz do nas napisać lub zadzwonić – doradzimy najlepszą opcję.
Nie zawsze. Obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych dotyczy tylko sytuacji wskazanych w art. 37 RODO, m.in. gdy główna działalność wymaga regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę lub gdy dochodzi do przetwarzania na dużą skalę danych szczególnych kategorii.
W większości biur rachunkowych formalny obowiązek wyznaczenia IOD nie występuje, ale warto to ocenić w odniesieniu do skali działalności i profilu usług (np. rozbudowane kadry/płace, duża liczba klientów, zaawansowane narzędzia). Jeżeli IOD jest wymagany lub chcesz uporządkować nadzór nad zgodnością, możesz skorzystać z naszej usługi IOD albo wyznaczyć niezależną osobę wewnątrz organizacji. Przy wariancie wewnętrznym warto zadbać o przygotowanie tej osoby do roli – w Ratio-Go mamy w ofercie szkolenie IOD online / szkolenie IOD stacjonarne przygotowujące do pełnienia funkcji IOD.
Tak, biura rachunkowe muszą stosować RODO, jeżeli przetwarzają dane osobowe – a w praktyce dzieje się to zawsze. Dotyczy to m.in. danych pracowników klientów, danych z umów, dokumentów płacowych, rozliczeń podatkowych, danych kontaktowych przedsiębiorców oraz danych przetwarzanych w systemach księgowych i w korespondencji.
RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w ramach działalności prowadzonej w UE, a podmiot przetwarzający dane ma obowiązek wdrożyć odpowiednie środki organizacyjne i techniczne oraz zapewnić rozliczalność.
W zależności od modelu współpracy biuro rachunkowe zwykle działa:
- jako administrator w zakresie własnych spraw (pracownicy, rekrutacja, rozliczenia, marketing), oraz
- jako podmiot przetwarzający dla klientów w zakresie obsługi księgowej i kadrowej, co wymaga odpowiedniego uregulowania zasad przetwarzania danych (najczęściej w umowie powierzenia).
Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla biura rachunkowego może zostać przeprowadzone online. W wielu przypadkach jest to rozwiąza
nie w pełni wystarczające, ponieważ analizę procesów, systemów księgowych, obiegu dokumentów oraz przygotowanie dokumentacji i procedur można zrealizować zdalnie.
Rekomendujemy jednak krótki kontakt konsultacyjny na początku, abyśmy mogli ocenić specyfikę Twojego biura (np. kadry i płace, dostęp do danych, narzędzia chmurowe, sposób przekazywania dokumentów przez klientów, współpraca z IT) i potwierdzić, że cały proces da się bezpiecznie i kompletnie przeprowadzić online. Po tej weryfikacji wskażemy rekomendowaną formę wdrożenia.
- Audyt RODO,
- Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
- Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
- Omówienie przygotowanej dokumentacji,
- Szkolenie pracowników.
Indywidualne wdrożenie RODO w biurze rachunkowym zlecisz w prosty sposób – wystarczy kontakt telefoniczny, e-mailowy albo przez formularz na stronie. Po zgłoszeniu wracamy z odpowiedzią i prosimy o podstawowe informacje o Twojej działalności, m.in. jaki jest zakres obsługi (księgi, KPiR, kadry i płace, JPK, ZUS), w jakich systemach pracujecie, jak wygląda obieg dokumentów (papier/online), kto ma dostęp do danych oraz czy korzystacie z podwykonawców lub usług IT. Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do rzeczywistych procesów w biurze.
Jeżeli prowadzisz JDG albo niewielkie, kilkuosobowe biuro, alternatywą może być gotowy pakiet dokumentów RODO dostępny w naszym sklepie. Jeśli nie wiesz, które rozwiązanie będzie właściwe, skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać opcję do Twojej skali i modelu pracy.
Zasięg terytorialny usług Ratio-Go przy wdrożeniu RODO w biurze rachunkowym obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba biura i gdzie obsługujesz klientów.
Koszt konsultacji z zakresu RODO dla biura rachunkowego zaczyna się od 350 zł netto.
Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia.
Jeśli nie masz pewności, czy w Twoim biurze rachunkowym potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz kontaktowy. Inspektor oceni, czy w Twoim przypadku taki dokument jest zasadny, biorąc pod uwagę zakres usług (w tym kadry i płace), obieg dokumentów i dostęp do danych.
Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz szukać niesprawdzonych wzorów ani zastanawiać się, czy są aktualne i pasują do Twoich procesów. Politykę możesz zamówić na naszej stronie internetowej i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.
Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.
Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go możemy przeprowadzić biuro rachunkowe przez cały proces obsługi naruszenia – od ustalenia okoliczności zdarzenia i oceny obowiązków po przygotowanie zgłoszenia do PUODO i wsparcie przy jego złożeniu. Pomagamy też ocenić, czy należy zawiadomić osoby, których dane dotyczą, prawidłowo policzyć termin 72 godzin oraz uporządkować dokumentację wewnętrzną (protokół i rejestr naruszeń). Po zgłoszeniu możemy również koordynować odpowiedzi na pytania organu i wskazać działania ograniczające ryzyko powtórzenia incydentu.