Pakiet RODO dla agencji nieruchomości

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty RODO otrzymujesz w formie elektronicznej i są przygotowane tak, aby można je było realnie dopasować do Twoich procesów. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w pełni edytowalnej wersji, dzięki czemu możesz uzupełnić je o swoje czynności, systemy, kategorie danych, odbiorców czy okresy przechowywania.

Dokumenty w formacie Word również są edytowalne, a dodatkowo zawierają czytelne wskazówki oraz komentarze Inspektora Ochrony Danych. Podpowiadają one, co i w jaki sposób wpisać, na co uważać oraz jak dobrać treści do konkretnego sposobu działania Twojej firmy, żeby uzupełnianie dokumentacji było możliwie proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO otrzymasz fakturę. Podczas składania zamówienia wpisz NIP oraz pełne dane firmy (nazwa, adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo na Twoją działalność.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Konsultacja dotycząca pakietu RODO przebiega według prostego i przejrzystego schematu. Po zakupie otrzymasz od nas wiadomość e-mail z proponowanymi terminami spotkania. Jeśli żaden z nich nie będzie Ci odpowiadał, przedstawimy kolejne opcje, aby łatwo dopasować konsultację do Twojego planu dnia.

Po ustaleniu terminu w dniu konsultacji prześlemy link do spotkania online w Google. O wyznaczonej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na około godzinę, podczas której omawiamy dokumenty i odpowiadamy na pytania związane z ich wdrożeniem w Twojej firmie. Warto wcześniej spisać kwestie, które chcesz poruszyć, żeby w pełni wykorzystać czas rozmowy.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim dla jednoosobowych działalności oraz małych agencji, ale sprawdzi się również wtedy, gdy pracujesz z zespołem lub stałymi współpracownikami (np. B2B), o ile procesy są typowe i skala przetwarzania danych nie jest rozbudowana.

Jeżeli masz większą strukturę, kilka oddziałów, rozbudowany marketing, wiele narzędzi i podwykonawców albo przetwarzasz dane w bardziej złożonych modelach (np. liczne bazy kontaktów, zaawansowane kampanie, intensywne działania prospectingowe), zwykle lepszym wyborem jest wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości – napisz lub zadzwoń, doradzimy.

Tak, jeżeli agencja nieruchomości przetwarza dane osobowe, a w praktyce dzieje się to często – dotyczy to m.in. danych klientów (sprzedających i kupujących), osób zainteresowanych ofertami, danych kontaktowych, dokumentów umownych, korespondencji e-mail, danych pracowników i współpracowników oraz danych przetwarzanych w systemach CRM i na portalach ogłoszeniowych.

RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w ramach działalności prowadzonej na terenie UE, a podmiot przetwarzający dane musi działać zgodnie z zasadami RODO, w tym zapewnić rozliczalność oraz odpowiednie środki organizacyjne i techniczne.

W praktyce dzieje się to właściwie zawsze, ponieważ w większości organizacji, w których pojawia się potrzeba uporządkowania kwestii zgodności z RODO, zakres i charakter przetwarzania danych prowadzą do konieczności powołania IOD. Formalnie obowiązek ten wynika z art. 37 RODO i dotyczy przede wszystkim podmiotów, których główna działalność wiąże się z regularnym i systematycznym monitorowaniem osób na dużą skalę albo z przetwarzaniem na dużą skalę danych szczególnych kategorii.

Możesz skorzystać z naszej usługi Inspektora Ochrony Danych albo wyznaczyć niezależną osobę wewnątrz firmy. Przy wariancie wewnętrznym warto zadbać o przygotowanie do tej roli – w Ratio-Go mamy w ofercie szkolenie IOD stacjonarne i szkolenie IOD online, które porządkuje obowiązki i standardy działania Inspektora.

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla agencji nieruchomości może być zrealizowane online. W większości przypadków jest to rozwiązanie w pełni skuteczne, ponieważ analizę procesów, narzędzi oraz przygotowanie dokumentacji i procedur da się przeprowadzić zdalnie.

Rekomendujemy jednak krótki kontakt konsultacyjny na start, abyśmy mogli przeanalizować Twój model pracy (np. umowy pośrednictwa, obsługa właścicieli i kupujących, CRM, publikacje ogłoszeń, współpraca z fotografami, wymiana danych z notariuszami lub doradcami kredytowymi) i potwierdzić, że cały proces da się bezpiecznie oraz kompletnie przeprowadzić online.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO w agencji nieruchomości możesz zlecić, kontaktując się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz kontaktowy na stronie. Po zgłoszeniu wracamy z odpowiedzią i prosimy o podstawowe informacje o sposobie działania Twojej agencji, m.in. jak pozyskujecie klientów, jak wygląda obsługa ofert i prezentacji, jakie narzędzia wykorzystujecie (CRM, portale ogłoszeniowe, call tracking, skrzynki e-mail), czy współpracujecie z fotografami, home stagerami, podwykonawcami oraz jakie dokumenty podpisujecie z klientami.

Na tej podstawie przygotujemy ofertę dopasowaną do procesów w Twojej agencji. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność lub niewielki zespół, możesz też rozważyć gotowy pakiet dokumentów ze sklepu. Gdy nie wiesz, co wybrać, skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać właściwe rozwiązanie.

Zasięg terytorialny naszych usług obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba agencji i gdzie obsługujecie nieruchomości.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla agencji nieruchomości zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeśli nie masz pewności, czy w Twojej agencji potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami – telefonicznie, mailowo lub przez formularz. Na podstawie krótkiej rozmowy Inspektor oceni, czy taki dokument będzie w Twoim przypadku zasadny.

Jeżeli okaże się, że polityka jest potrzebna, nie musisz szukać przypadkowych wzorów ani zastanawiać się, czy pasują do Twojej praktyki. Dokument możesz zakupić na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia możemy poprowadzić Cię przez cały proces obsługi naruszenia – od analizy incydentu i oceny obowiązków po przygotowanie zgłoszenia do PUODO oraz wsparcie przy jego złożeniu. Pomagamy też ustalić, czy należy zawiadomić osoby, których dane dotyczą, uporządkować dokumentację (protokół i rejestr naruszeń) oraz przygotować spójne odpowiedzi, jeśli organ zwróci się z dodatkowymi pytaniami.