Pakiet RODO dla agencji marketingowych

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty RODO otrzymujesz w formie elektronicznej i są przygotowane tak, aby można je było realnie dopasować do Twoich procesów. Rejestry i zestawienia przekazujemy w Excelu w pełni edytowalnej wersji, dzięki czemu możesz uzupełnić je o swoje czynności, systemy, kategorie danych, odbiorców czy okresy przechowywania.

Dokumenty w formacie Word również są edytowalne, a dodatkowo zawierają czytelne wskazówki oraz komentarze Inspektora Ochrony Danych. Podpowiadają one, co i w jaki sposób wpisać, na co uważać oraz jak dobrać treści do konkretnego sposobu działania Twojej firmy, żeby uzupełnianie dokumentacji było możliwie proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO otrzymasz fakturę. Podczas składania zamówienia wpisz NIP oraz pełne dane firmy (nazwa, adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo na Twoją działalność.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Konsultacja w zakresie pakietu RODO dla agencji marketingowych odbywa się w prostym, uporządkowanym trybie. Po zakupie pakietu wysyłamy wiadomość e-mail z propozycją dostępnych terminów spotkania. Jeśli żaden z nich nie będzie odpowiedni, zaproponujemy kolejne możliwości, tak aby dopasować konsultację do Twojego kalendarza.

Po wyborze terminu, w dniu spotkania otrzymasz link do wideokonsultacji na platformie Google. O ustalonej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na godzinną konsultację, podczas której omawiamy dokumentację oraz najważniejsze pytania związane z jej wdrożeniem w Twojej agencji. Dla maksymalnej efektywności rekomendujemy przygotowanie wcześniej listy pytań lub obszarów, które chcesz doprecyzować.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim z myślą o jednoosobowej działalności oraz małych firmach. Sprawdzi się również wtedy, gdy masz pracowników lub stałych współpracowników, o ile organizacja pozostaje niewielka i zakres przetwarzania danych jest typowy dla danej branży.

Jeżeli zatrudniasz większy zespół, masz kilka lokalizacji albo Twoje procesy są bardziej rozbudowane (np. rozbudowany marketing, wiele narzędzi, podwykonawcy, nietypowe kategorie danych), zwykle lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości możesz do nas napisać lub zadzwonić – pomożemy dobrać właściwą opcję.

Nie zawsze. Agencja marketingowa musi powołać Inspektora Ochrony Danych tylko w sytuacjach wskazanych w art. 37 RODO, przede wszystkim wtedy, gdy jej główna działalność wiąże się z regularnym i systematycznym monitorowaniem osób na dużą skalę (np. rozbudowane profilowanie) albo z przetwarzaniem na dużą skalę danych szczególnych kategorii. W wielu agencjach obowiązek formalnego wyznaczenia IOD nie występuje, ale warto to zweryfikować pod kątem konkretnego modelu działania.

Jeżeli IOD jest wymagany lub chcesz wzmocnić zgodność organizacji, możesz skorzystać z naszej usługi Inspektora Ochrony Danych albo wyznaczyć niezależną osobę z własnej struktury. Przy wariancie wewnętrznym warto zadbać o przygotowanie tej osoby do roli IOD – w praktyce najlepiej sprawdza się dedykowane szkolenie. W Ratio-Go mamy w ofercie szkolenie IOD stacjonarne i szkolenie IOD online przygotowujące do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych, dzięki któremu osoba wyznaczona w firmie zyskuje uporządkowaną wiedzę, jasne standardy działania i gotowość do samodzielnego wykonywania obowiązków Inspektora.

Tak, agencje marketingowe muszą stosować RODO, jeżeli w ramach działalności przetwarzają dane osobowe, a w praktyce dzieje się to zawsze (np. dane klientów i kontrahentów, leady, dane osób kontaktowych, dane pracowników i współpracowników, rekrutacje, dane w systemach CRM, mailingowych i analitycznych).

Wynika to z tego, że RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w ramach działalności prowadzonej w UE, a podmiot, który przetwarza dane, ma obowiązek wdrożyć odpowiednie środki i zasady zgodności, w szczególności zgodnie z zasadą rozliczalności.

W zależności od konkretnej sytuacji agencja może występować:

• jako administrator (np. dane pracowników, rekrutacja, rozliczenia, własny marketing), albo
• jako podmiot przetwarzający dla klienta (np. prowadzenie kampanii na bazach klienta, obsługa CRM klienta), co również wiąże się z obowiązkami po stronie agencji i koniecznością uregulowania współpracy umową powierzenia.

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla agencji marketingowej może zostać zrealizowane w formie online. W zdecydowanej większości przypadków jest to rozwiązanie w pełni wystarczające i skuteczne, ponieważ analizę procesów, narzędzi, przepływów danych oraz przygotowanie dokumentacji i procedur można przeprowadzić zdalnie.

Rekomendujemy jednak krótki kontakt konsultacyjny przed rozpoczęciem, abyśmy mogli ocenić specyfikę Twojej agencji (m.in. zakres usług, wykorzystywane systemy, współpracę z podwykonawcami, sposób pozyskiwania leadów) i potwierdzić, że cały proces da się bezpiecznie i kompleksowo przeprowadzić online. Po takiej weryfikacji damy jasną informację, jaką formę wdrożenia rekomendujemy.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO w agencji marketingowej możesz zlecić w prosty sposób: wystarczy kontakt telefoniczny, e-mailowy lub przez formularz na stronie. Po otrzymaniu wiadomości wracamy z odpowiedzią, dopytujemy o najważniejsze informacje dotyczące Twojej działalności (m.in. zakres usług, sposób pozyskiwania leadów, używane narzędzia, model współpracy z podwykonawcami) i na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do realnych potrzeb.

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność albo niewielką, kilkuosobową organizację, alternatywą może być gotowy pakiet RODO dostępny w naszym sklepie. W razie wątpliwości, które rozwiązanie będzie dla Ciebie lepsze, również możesz się z nami skontaktować – pomożemy dobrać właściwą opcję.

Zasięg terytorialny usług Ratio-Go przy wdrożeniu RODO w agencji marketingowej obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba firmy i gdzie faktycznie prowadzona jest działalność.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla agencji marketingowych zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeśli nie masz pewności, czy w Twojej organizacji potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz kontaktowy, a Inspektor oceni, czy w Twoim przypadku taki dokument jest zasadny i rzeczywiście potrzebny.

Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz szukać gotowych wzorów w internecie ani zastanawiać się, czy są aktualne i pasują do Twoich procesów. Politykę możesz po prostu zakupić na naszej stronie internetowej i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go możemy przeprowadzić agencję marketingową przez cały proces obsługi naruszenia, w tym przygotować zgłoszenie do PUODO i wesprzeć Cię przy jego złożeniu. Zaczynamy od krótkiej analizy incydentu w kontakcie 1:1, oceniamy obowiązki po stronie administratora (czy zgłaszać do PUODO i czy zawiadamiać osoby), przygotowujemy komplet treści do zgłoszenia oraz komunikaty do osób, których dane dotyczą. Pomagamy też prawidłowo policzyć termin 72 godzin, uporządkować dokumentację (protokół i rejestr naruszeń), a po zgłoszeniu możemy koordynować odpowiedzi na ewentualne pytania organu oraz wskazać działania naprawcze, które ograniczają ryzyko powtórzenia incydentu.