Spis treści
Czym jest dokumentacja RODO i dlaczego jest potrzebna Twojej firmie?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to europejski akt prawny, który reguluje sposób przetwarzania danych osobowych w Unii Europejskiej. Dokumentacja RODO obejmuje zbiór procedur, polityk i dokumentów, które organizacja musi opracować i stosować, aby spełnić wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych.
Jednym z najczęściej zadawanych pytań odnośnie wdrożenia RODO jest: czy i jakiej dokumentacji potrzebuję, by moja organizacja przetwarzała dane zgodnie z RODO. Zarówno w RODO jak i w ustawie o ochronie danych osobowych nie spotkamy jednak konkretnych wytycznych mówiących jaki wymagany spis dokumentów powinniśmy posiadać.
Czy dokumentacja RODO jest potrzebna?
Tak, ponieważ pomaga administratorowi w wypełnieniu wymogów zasady rozliczalności, zgodnie z która administrator danych osobowych musi nie tylko przestrzegać przepisów RODO, ale również to wykazać. Dokumentacja RODO jest potrzebna, ponieważ jest ona najprostszym sposobem na wykazanie przestrzegania przepisów RODO. Dokumentacja RODO jest więc potrzebna Twojej firmie, ponieważ przepisy RODO dotyczą każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe w UE.
Dokumentacja RODO pomaga Twojej firmie wdrożyć i stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę danych osobowych osób, których dotyczą. Zapewnia również przejrzystości działań Twojej firmy w zakresie ochrony danych osobowych oraz umożliwia Twojej firmie spełnić wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych.
Wniosek: Dokumentacja RODO jest obowiązkowa dla każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe w UE ponieważ organizacja musi być w stanie udowodnić, że przestrzega przepisów RODO. Ważne jest, aby dokumentacja RODO była aktualna i odpowiednio dostosowana do specyfiki działalności organizacji.
Poznaj 8 powodów dla których warto zainwestować w dokumentację RODO
- Poprawa bezpieczeństwa danych osobowych – Dokumentacja RODO zapewnia, że Twoja firma spełnia wymagania dotyczące ochrony danych osobowych.
- Reputacja – Posiadanie dokumentacji RODO pokazuje, że Twoja firma przykłada wagę do ochrony prywatności i danych klientów.
- Uniknięcie kar finansowych – Brak dokumentacji RODO może prowadzić do wysokich kar finansowych.
- Dobre relacje z klientami – Klienci cenią sobie firmy, które dbają o ich dane osobowe.
- Zwiększenie zaufania – Posiadanie dokumentacji RODO zwiększa zaufanie klientów do Twojej firmy.
- Procesy biznesowe – Dokumentacja RODO pomaga w usprawnieniu procesów biznesowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
- Komunikacja – Dokumentacja RODO ułatwia komunikację z klientami i innymi podmiotami przetwarzającymi dane osobowe.
- Gotowość na audyt – Dokumentacja RODO pomaga w przygotowaniu firmy na ewentualny audyt związany z przetwarzaniem danych osobowych.
Istnieje kilka rodzajów dokumentacji RODO, które mogą być wykorzystywane przez firmy do spełnienia wymogów dotyczących ochrony danych osobowych. Są to m.in:
- Polityka ochrony danych osobowych – określa zasady i procedury dotyczące ochrony danych osobowych przetwarzanych przez firmę.
- Rejestr czynności przetwarzania danych – zawiera informacje dotyczące celów, podstaw prawnych i metod przetwarzania danych osobowych przez firmę.
- Rejestr naruszeń ochrony danych – rejestr naruszeń jest wymogiem PUODO. Zawiera on informacje o naruszeniach ochrony danych w organizacji i powzięte działania. Jeśli organizacja nie stwierdziła naruszeń danych – proszę rejestr zachować pusty.
- Umowy powierzenia przetwarzania danych – określają zasady i warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim.
- Informacja dla osób, których dane dotyczą – zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym celów, podstaw prawnych, praw osób, których dotyczą dane.
- Zgoda na przetwarzanie danych – dokument potwierdzający zgodę osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie ich danych osobowych.
- Analiza ryzyka danych – Dokument, który opisuje czynności przetwarzania, ich podatności, ryzyka, wpływ na prawa i wolności osób fizycznych, wdrożone środki organizacyjno-techniczne oraz określone zostało prawdopodobieństwo naruszenia, które jest niskie. Świadczy, też że administrator stosuje podeście oparte na ryzyku w stosunku do przetwarzania danych.
- Polityka prywatności – dokument, który powinien zostać zamieszczony na stronie internetowej – jest to spełnienie obowiązku informacyjnego (art.13 RODO) względem klientów. Dokument określa: kto jest administratorem, jakie dane administrator przetwarza, jak i w jakim celu, na jakiej podstawie, kto jest odbiorcom, jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą oraz w jaki sposób mogą je realizować. Polityka prywatności zawiera również politykę plików cookies.
Sprawdź:
Sprawdź naszą ofertę!
Masz pytanie?
Napisz do nas
O nas
Uważamy, że odpowiednio wdrożone RODO, może posłużyć jako narzędzie wpływające korzystnie na rozwój, postrzeganie oraz reputację firmy. Naszym celem jest zapewnienie prawidłowego przetwarzania, obiegu, archiwizowania oraz dostępu do danych zgodnie z aktualnymi wymogami.