Dokumentacja RODO – czy jest potrzebna? To pytanie regularnie pojawia się w organizacjach, które mają już wdrożone podstawowe procedury albo uważają, że „przecież działają zgodnie z prawem”. W praktyce bardzo często dokumentacja traktowana jest jako zbędny formalizm, który istnieje wyłącznie na potrzeby kontroli. To podejście jest jednak mylące.
Z mojego doświadczenia wynika, że dokumentacja RODO nie jest dodatkiem do przetwarzania danych, ale jego fundamentem. To właśnie ona pozwala administratorowi wykazać, jakie dane przetwarza, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i w jaki sposób zabezpiecza prawa osób, których dane dotyczą. Bez dokumentacji nie da się mówić o realizacji zasady rozliczalności, a to ona stanowi jeden z filarów RODO. Co istotne, dokumentacja nie powinna być tworzona „na zapas” ani w oderwaniu od rzeczywistości. Jej sens polega na tym, że odzwierciedla realne procesy w organizacji i wspiera codzienne decyzje. Dobrze przygotowana dokumentacja RODO porządkuje przetwarzanie danych i daje administratorowi realną kontrolę nad tym obszarem, zamiast być tylko zestawem dokumentów do archiwum.
Spis treści
Czym jest dokumentacja RODO i dlaczego jest potrzebna Twojej firmie?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to europejski akt prawny, który reguluje sposób przetwarzania danych osobowych w Unii Europejskiej. Dokumentacja RODO obejmuje zbiór procedur, polityk i dokumentów, które organizacja musi opracować i stosować, aby spełnić wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych.
Jednym z najczęściej zadawanych pytań odnośnie wdrożenia RODO jest: czy i jakiej dokumentacji potrzebuję, by moja organizacja przetwarzała dane zgodnie z RODO. Zarówno w RODO jak i w ustawie o ochronie danych osobowych nie spotkamy jednak konkretnych wytycznych mówiących jaki wymagany spis dokumentów powinniśmy posiadać.
Czy dokumentacja RODO jest potrzebna?
Tak, ponieważ pomaga administratorowi w wypełnieniu wymogów zasady rozliczalności, zgodnie z która administrator danych osobowych musi nie tylko przestrzegać przepisów RODO, ale również to wykazać. Dokumentacja RODO jest potrzebna, ponieważ jest ona najprostszym sposobem na wykazanie przestrzegania przepisów RODO. Dokumentacja RODO jest więc potrzebna Twojej firmie, ponieważ przepisy RODO dotyczą każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe w UE.
Dokumentacja RODO pomaga Twojej firmie wdrożyć i stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę danych osobowych osób, których dotyczą. Zapewnia również przejrzystości działań Twojej firmy w zakresie ochrony danych osobowych oraz umożliwia Twojej firmie spełnić wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych.
Wniosek: Dokumentacja RODO jest obowiązkowa dla każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe w UE ponieważ organizacja musi być w stanie udowodnić, że przestrzega przepisów RODO. Ważne jest, aby dokumentacja RODO była aktualna i odpowiednio dostosowana do specyfiki działalności organizacji.
Poznaj 8 powodów dla których warto zainwestować w dokumentację RODO
- Poprawa bezpieczeństwa danych osobowych – Dokumentacja RODO zapewnia, że Twoja firma spełnia wymagania dotyczące ochrony danych osobowych.
- Reputacja – Posiadanie dokumentacji RODO pokazuje, że Twoja firma przykłada wagę do ochrony prywatności i danych klientów.
- Uniknięcie kar finansowych – Brak dokumentacji RODO może prowadzić do wysokich kar finansowych.
- Dobre relacje z klientami – Klienci cenią sobie firmy, które dbają o ich dane osobowe.
- Zwiększenie zaufania – Posiadanie dokumentacji RODO zwiększa zaufanie klientów do Twojej firmy.
- Procesy biznesowe – Dokumentacja RODO pomaga w usprawnieniu procesów biznesowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
- Komunikacja – Dokumentacja RODO ułatwia komunikację z klientami i innymi podmiotami przetwarzającymi dane osobowe.
- Gotowość na audyt – Dokumentacja RODO pomaga w przygotowaniu firmy na ewentualny audyt związany z przetwarzaniem danych osobowych.
Rodzaje dokumentacji RODO, które powinny znaleźć się w organizacji, aby wykazać rozliczalność zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO
- Polityka ochrony danych osobowych – określa zasady i procedury dotyczące ochrony danych osobowych przetwarzanych przez firmę.
- Rejestr czynności przetwarzania danych – zawiera informacje dotyczące celów, podstaw prawnych i metod przetwarzania danych osobowych przez firmę.
- Rejestr naruszeń ochrony danych – rejestr naruszeń jest wymogiem PUODO. Zawiera on informacje o naruszeniach ochrony danych w organizacji i powzięte działania. Jeśli organizacja nie stwierdziła naruszeń danych – proszę rejestr zachować pusty.
- Umowy powierzenia przetwarzania danych – określają zasady i warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim.
- Informacja dla osób, których dane dotyczą – zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym celów, podstaw prawnych, praw osób, których dotyczą dane.
- Zgoda na przetwarzanie danych – dokument potwierdzający zgodę osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie ich danych osobowych.
- Analiza ryzyka danych – Dokument, który opisuje czynności przetwarzania, ich podatności, ryzyka, wpływ na prawa i wolności osób fizycznych, wdrożone środki organizacyjno-techniczne oraz określone zostało prawdopodobieństwo naruszenia, które jest niskie. Świadczy, też że administrator stosuje podeście oparte na ryzyku w stosunku do przetwarzania danych.
- Polityka prywatności – dokument, który powinien zostać zamieszczony na stronie internetowej – jest to spełnienie obowiązku informacyjnego (art.13 RODO) względem klientów. Dokument określa: kto jest administratorem, jakie dane administrator przetwarza, jak i w jakim celu, na jakiej podstawie, kto jest odbiorcom, jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą oraz w jaki sposób mogą je realizować. Polityka prywatności zawiera również politykę plików cookies.
