Pakiet RODO dla żłobka/przedszkola

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty przekazujemy elektronicznie i w wersjach edytowalnych. Rejestry i zestawienia otrzymasz w Excelu, co pozwala uzupełnić je o konkretne procesy, systemy, kategorie danych, odbiorców i okresy przechowywania.

Dokumenty w Word są edytowalne i zawierają czytelne wskazówki Inspektora Ochrony Danych, dzięki którym łatwiej dopasować dokumentację do realiów działania placówki, organizacji pracy personelu, zasad kontaktu z rodzicami, współpracy z dostawcami oraz sposobu prowadzenia dokumentacji dzieci.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO otrzymasz fakturę. Podczas składania zamówienia możesz podać NIP oraz pełne dane nabywcy (nazwa, adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo na Twoją działalność.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Konsultacja odbywa się w uporządkowany sposób. Po zakupie pakietu wysyłamy e-mail z propozycją terminów spotkania. Jeśli żaden termin nie jest odpowiedni, przedstawiamy kolejne możliwości. W dniu spotkania otrzymasz link do wideokonsultacji. O ustalonej godzinie odbywa się godzinna rozmowa z Inspektorem Ochrony Danych, podczas której omawiamy dokumentację i praktyczne kwestie wdrożenia, w tym: dokumentację dziecka, upoważnienia do odbioru, komunikację z rodzicami, zasady publikacji wizerunku, współpracę z cateringiem i dostawcami systemów, monitoring oraz procedurę naruszeń. Dla maksymalnej efektywności warto przygotować wcześniej listę pytań.

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim z myślą o mniejszych podmiotach i standardowych procesach. Sprawdzi się również wtedy, gdy żłobek lub przedszkole zatrudnia pracowników i współpracowników (np. opiekunów, nauczycieli, pomoc, administrację), o ile organizacja jest niewielka, a obieg dokumentów i narzędzia są typowe.

Jeżeli placówka ma kilka lokalizacji, większą liczbę grup, rozbudowaną administrację, wiele systemów IT, intensywną rekrutację, szeroki monitoring, liczne podmioty zewnętrzne albo przetwarza dane w bardziej złożonych procesach (np. rozbudowane żywienie specjalne, regularna dokumentacja zaleceń zdrowotnych, duża liczba wydarzeń i publikacji wizerunku), zwykle lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie indywidualne. W razie wątpliwości napisz lub zadzwoń – dobierzemy właściwą opcję.

Nie zawsze. Obowiązek wyznaczenia IOD zależy od przesłanek z art. 37 RODO. W praktyce ocenia się m.in. to, czy placówka jest podmiotem publicznym oraz skalę i charakter przetwarzania, w tym ewentualne przetwarzanie danych szczególnych kategorii na dużą skalę albo regularne i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę. W wielu małych placówkach formalny obowiązek IOD nie występuje, ale w większych jednostkach lub przy określonym modelu organizacyjnym może być wymagany, dlatego warto to zweryfikować w odniesieniu do konkretnych procesów.

Tak. Żłobek i przedszkole przetwarzają dane osobowe na bieżąco i w wielu procesach, dlatego mają obowiązek stosowania RODO. Dotyczy to danych dzieci, rodziców i opiekunów, dokumentacji rekrutacyjnej, dokumentacji związanej z opieką i organizacją pobytu, rozliczeń, korespondencji, upoważnień do odbioru dziecka, danych pracowników oraz współpracowników. W praktyce często przetwarzane są też informacje wymagające podwyższonej ochrony, takie jak dane o alergiach, dietach eliminacyjnych, zaleceniach zdrowotnych czy sytuacjach wymagających szczególnej opieki.

Placówka działa jako administrator danych i zwykle korzysta z podmiotów przetwarzających, takich jak dostawcy systemów, usług IT, hostingu, narzędzi komunikacji, obsługi księgowej lub catering, co wymaga właściwego uregulowania współpracy.

Tak, wdrożenie RODO dla żłobka lub przedszkola może zostać przeprowadzone zdalnie. W większości przypadków jest to rozwiązanie skuteczne, ponieważ analizę procesów, dokumentacji, narzędzi i przepływów danych oraz przygotowanie procedur można zrealizować online.

Przed rozpoczęciem rekomendujemy krótki kontakt konsultacyjny, aby ocenić specyfikę placówki, w szczególności sposób rekrutacji i komunikacji z rodzicami, zasady odbioru dzieci, organizację żywienia, zakres przetwarzania informacji o alergiach i zaleceniach, stosowany monitoring oraz liczbę podmiotów zewnętrznych. Po tej rozmowie przekazujemy rekomendację co do formy wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Indywidualne wdrożenie RODO w żłobku lub przedszkolu możesz zamówić w prosty sposób: telefonicznie, mailowo albo przez formularz kontaktowy na stronie. Po otrzymaniu zgłoszenia wracamy z odpowiedzią i zbieramy informacje niezbędne do przygotowania wdrożenia dopasowanego do realiów pracy z małymi dziećmi. Pytamy m.in. o typ placówki (żłobek/przedszkole, publiczne/niepubliczne), liczbę dzieci i grup, organizację rekrutacji i zapisów, obieg dokumentacji dziecka, sposób kontaktu z rodzicami, zasady upoważnień do odbioru dziecka, prowadzenie list obecności, rozliczenia opłat i dotacji, obsługę żywienia oraz diet eliminacyjnych, dokumentowanie alergii i zaleceń zdrowotnych, organizację zajęć dodatkowych i wycieczek, a także monitoring wizyjny, kontrolę dostępu i wykorzystywane systemy (dziennik, platforma komunikacji, chmura, e-płatności). Ustalamy też, z jakimi podmiotami zewnętrznymi współpracuje placówka (księgowość, IT, catering, firma sprzątająca, ochrona, dostawca aplikacji do komunikacji z rodzicami, fotograf). Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do faktycznych procesów, tak aby dokumenty i procedury dało się wdrożyć w codziennej pracy placówki.

Jeżeli prowadzisz małą placówkę i Twoje procesy są typowe, alternatywą może być gotowy pakiet dokumentacji RODO dostępny w naszym sklepie. Gdy nie masz pewności, które rozwiązanie będzie lepsze, skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać wariant do skali, organizacji i ryzyk.

Zasięg terytorialny usług Ratio-Go przy wdrożeniu RODO w przedszkolu lub żłobku obejmuje całą Polskę – niezależnie od tego, gdzie znajduje się żlobek/przedszkole.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla żłobka/przedszkola zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie masz pewności, czy w żłobku lub przedszkolu potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz. Inspektor oceni, czy przy Twoim modelu działania taki dokument jest konieczny i jakie zasady powinien obejmować, w szczególności w obszarach typowych dla placówek opiekuńczo-wychowawczych: upoważnienia, dostęp personelu, komunikacja z rodzicami, przechowywanie dokumentacji dzieci, monitoring i współpraca z dostawcami.

Jeżeli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, możesz zamówić ją na naszej stronie i wdrożyć zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia Ratio-Go przeprowadzamy placówkę przez cały proces obsługi naruszenia: analizujemy incydent, oceniamy obowiązki administratora, przygotowujemy zgłoszenie do PUODO oraz komunikaty dla osób, których dane dotyczą, pomagamy poprawnie ustalić termin 72 godzin i uporządkować dokumentację w postaci protokołu oraz rejestru naruszeń. Po zgłoszeniu wspieramy również w korespondencji z organem i we wdrażaniu działań naprawczych.