Pakiet RODO dla branży hotelarskiej

Po zakupie dokumentacji, zapoznaj się z nimi i jeśli potrzebujesz pomocy przy ich wypełnieniu, umów się na rozmowę z naszym prawnikiem. Po konsultacji postępuj zgodnie z instrukcjami, część dokumentów podpisują Twoi pracownicy, część wypełniasz sam, niektóre są do podpisania przez Twoich kontrahentów, w instrukcji jest też informacja który dokument należy zamieścić na Twojej witrynie internetowej.

Dokumenty przekazujemy w wersji elektronicznej, aby można było je dopasować do realnego działania obiektu. Rejestry i zestawienia otrzymujesz w Excelu w pełni edytowalnej formie, co pozwala uzupełnić je o własne procesy, systemy, odbiorców, okresy przechowywania i kategorie danych.

Dokumenty w Word również są edytowalne, a dodatkowo zawierają praktyczne wskazówki Inspektora Ochrony Danych. Podpowiadają one, jak uzupełnić dokumentację i jak dopasować ją do procesów typowych dla branży hotelarskiej, żeby wdrożenie było możliwie proste i bezpieczne.

Tak. Po zakupie pakietu dokumentów RODO wystawiamy fakturę. W trakcie zamówienia możesz wpisać NIP oraz pełne dane firmy (nazwa i adres), aby faktura została wystawiona prawidłowo na Twoją działalność.

• Rejestr czynności przetwarzania
• Analiza ryzyka
• Polityka prywatności
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów/klientów
• Klauzula informacyjna – rekrutacja
• Informacja o przetwarzaniu danych dla pracowników
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
• Upoważnienie do wejścia w obszar przetwarzania danych
• Zgoda na wykorzystanie wizerunku
• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• Ankieta dla podmiotu przetwarzającego 
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania
• Wykaz procesorów
• Protokół naruszenia ochrony danych
• Rejestr naruszeń ochrony danych
• Klauzula informacyjna: monitoring
• Wniosek o rozporządzanie danymi osobowymi
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania
• Pozostałe zgody i klauzule informacyjne
• Checklisty oraz materiały pomocnicze
• Ebook – Poradnik RODO dla firm, o wartości 199 zł
• Instrukcja postępowania w przypadku kontroli UODO
• Instrukcja korzystania z dokumentacji

Po zakupie pakietu wysyłamy e-mail z propozycją dostępnych terminów konsultacji. Jeśli żaden termin nie będzie pasował, zaproponujemy kolejne opcje, aby dopasować spotkanie do Twojej dyspozycyjności.

W dniu konsultacji otrzymasz link do spotkania online w Google. O ustalonej godzinie łączysz się z Inspektorem Ochrony Danych na około godzinę – omawiamy dokumentację, sposób jej uzupełnienia i wdrożenia w obiekcie noclegowym oraz odpowiadamy na pytania praktyczne. Warto wcześniej przygotować listę zagadnień, które chcesz doprecyzować (np. check-in, rezerwacje, monitoring, marketing).

Dokumenty RODO służą zapewnieniu ciągłości prawidłowego przetwarzania danych osobowych, w związku z tym, konieczna jest ich bieżąca aktualizacja.

Tak. Pakiet jest przygotowany przede wszystkim dla JDG oraz małych obiektów noclegowych. Będzie odpowiedni również wtedy, gdy masz pracowników lub stałych współpracowników, o ile skala działalności jest niewielka, a przetwarzanie danych przebiega w typowym modelu (rezerwacje, obsługa gości, płatności, faktury, komunikacja).

Jeżeli prowadzisz większy hotel, kilka lokalizacji, masz rozbudowane procesy (np. eventy, konferencje, programy lojalnościowe), korzystasz z wielu narzędzi i integracji albo współpracujesz z licznymi podwykonawcami, zwykle lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie indywidualne. Jeśli nie masz pewności – napisz lub zadzwoń, doradzimy.

Tak, obiekty noclegowe muszą wdrożyć RODO, ponieważ w ramach codziennej działalności przetwarzają dane osobowe gości. Dotyczy to m.in. danych niezbędnych do rezerwacji, kontaktu, rozliczeń i wystawiania dokumentów sprzedaży, a także danych przetwarzanych w systemach rezerwacyjnych i korespondencji. W wielu obiektach dochodzi również przetwarzanie wizerunku w ramach monitoringu.

RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych w UE, a administrator danych ma obowiązek wdrożyć zasady zgodności, środki bezpieczeństwa i wykazać rozliczalność.

Nie zawsze. Obowiązek powołania IOD dotyczy przypadków wskazanych w art. 37 RODO, np. gdy główna działalność wymaga regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę lub gdy przetwarzanie danych ma bardzo dużą skalę i specyficzny charakter.

W większości mniejszych obiektów formalny obowiązek wyznaczenia IOD nie powstaje, ale warto to sprawdzić w zależności od skali, liczby obiektów, narzędzi i sposobu działania. Jeśli IOD jest wymagany lub chcesz uporządkować nadzór nad zgodnością, możesz skorzystać z naszej usługi IOD lub wyznaczyć niezależną osobę wewnątrz firmy. Przy wariancie wewnętrznym rekomendowane jest przygotowanie – w Ratio-Go mamy szkolenie IOD online / szkolenie IOD stacjonarne dostępne w ofercie.

Tak, indywidualne wdrożenie RODO dla hotelu lub pensjonatu może zostać przeprowadzone online. W wielu przypadkach to rozwiązanie jest w pełni wystarczające, ponieważ analizę procesów, systemów rezerwacyjnych, obiegu dokumentów oraz przygotowanie procedur można zrealizować zdalnie.

Rekomendujemy jednak krótką konsultację na start, abyśmy mogli przeanalizować specyfikę obiektu (m.in. rezerwacje przez pośredników, PMS, monitoring, zasady dostępu do danych, archiwizacja dokumentów, praca recepcji) i potwierdzić, że cały proces da się bezpiecznie i kompletnie domknąć online. Po weryfikacji przedstawimy rekomendowaną formę wdrożenia.

• Audyt RODO,
• Przygotowanie Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Analiza Ryzyka,
• Sporządzenie pozostałej dokumentacji,
• Omówienie przygotowanej dokumentacji,
• Szkolenie pracowników.

Aby zlecić indywidualne wdrożenie RODO dla hotelu lub innego obiektu noclegowego, wystarczy skontaktować się z nami telefonicznie, mailowo albo przez formularz na stronie. Po zgłoszeniu odpowiadamy i prosimy o krótkie informacje o tym, jak działa obiekt – m.in. jak przyjmujecie rezerwacje (strona/telefon/OTA), z jakich systemów korzystacie (PMS, channel manager), jak wygląda check-in, płatności i fakturowanie, czy macie monitoring, a także czy współpracujecie z podwykonawcami (sprzątanie, IT, marketing).

Na tej podstawie przygotowujemy ofertę dopasowaną do procesów w Twoim obiekcie. Jeśli prowadzisz mały pensjonat lub obiekt rodzinny, alternatywą może być gotowy pakiet RODO ze sklepu. W razie wątpliwości – skontaktuj się z nami, pomożemy wybrać najlepszą opcję.

Świadczymy usługi wdrożenia RODO na terenie całej Polski – niezależnie od tego, gdzie znajduje się obiekt i gdzie obsługujesz gości.

Koszt konsultacji z zakresu RODO dla branży hotelarskiej zaczyna się od 350 zł netto.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia. 

Jeżeli nie wiesz, czy w Twoim obiekcie potrzebna jest Polityka Ochrony Danych Osobowych, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularz. Inspektor oceni, czy taki dokument jest potrzebny w Twojej sytuacji, biorąc pod uwagę organizację pracy recepcji, zasady dostępu do danych, monitoring i współpracę z podwykonawcami.

Jeśli okaże się, że polityka powinna zostać wdrożona, nie musisz korzystać z przypadkowych wzorów. Możesz zamówić dokument na naszej stronie i wdrożyć go zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.

Szczegółowy cennik oraz zakres dostępnych modułów znajdą Państwo w zakładce Szkolenia RODO.

Tak. W ramach wsparcia pomagamy przejść przez cały proces obsługi naruszenia – od analizy zdarzenia i oceny obowiązków, przez przygotowanie zgłoszenia do PUODO i wsparcie przy jego złożeniu, po uporządkowanie dokumentacji (protokół i rejestr naruszeń). Pomagamy również ocenić, czy należy poinformować osoby, których dane dotyczą, a po zgłoszeniu możemy koordynować odpowiedzi na pytania organu oraz wskazać działania ograniczające ryzyko powtórki.